Operator pengolah kata menggunakan komputer dan perangkat lunak untuk membuat teks dalam bentuk digital. Misalnya, ia dapat membuat surat dan laporan menggunakan perangkat lunak komputer. Dia juga dapat menggunakan perangkat lunak komputer untuk membuat berbagai jenis catatan dan bagan. Seseorang dengan pekerjaan ini mungkin tidak hanya mengetik dokumen, tetapi juga dapat memeriksa kesalahan ejaan, tata bahasa, dan pemformatan. Seringkali, seseorang dengan gelar ini juga bertanggung jawab untuk mencetak dokumen yang dia siapkan atau menyimpannya sampai dibutuhkan.
Dalam banyak kasus, pekerja kantor dan pebisnis mengetik, menyiapkan, mencetak, dan menyimpan dokumen mereka sendiri. Namun terkadang, orang-orang ini beralih ke operator pengolah kata untuk menyerahkan dokumen yang sangat panjang, rumit, atau memerlukan penanganan khusus. Misalnya, seorang karyawan dapat mengirim dokumennya ke salah satu ketika sangat penting bahwa sebuah dokumen diformat dengan hati-hati dan terlihat profesional. Selain itu, ia dapat menggunakan layanan operator pengolah kata jika dokumennya bebas dari kesalahan.
Biasanya, seseorang yang dipekerjakan sebagai operator pengolah kata memiliki lebih dari sekadar mengetik, mengoreksi, dan mencetak dokumen. Dalam banyak kasus, orang ini juga bertanggung jawab untuk memfotokopi, menyortir, dan mengarsipkan dokumen. Seringkali, dia juga dipanggil untuk membantu berbagai tugas klerikal lainnya. Misalnya, dia mungkin diminta untuk mengirim faks atau email. Dalam beberapa kasus, ia bahkan dapat dipanggil untuk menggantikan resepsionis saat ia makan siang, istirahat, atau sakit di rumah.
Terlepas dari kenyataan bahwa operator pengolah kata dapat melakukan tugas-tugas lain yang berhubungan dengan kantor, sebagian besar pekerjaannya biasanya dihabiskan untuk bekerja di depan komputer. Untuk berkinerja baik dalam pekerjaan ini, seseorang biasanya membutuhkan kemampuan mengetik tidak hanya dengan cepat, tetapi juga dengan akurasi yang tinggi. Operator pengolah kata juga diharapkan memiliki kemampuan proofreading yang baik, sehingga dapat mendeteksi kesalahan dengan mudah. Selain itu, mereka biasanya membutuhkan pengalaman bekerja dengan sejumlah program, termasuk yang dirancang untuk penerbitan desktop dan pengolah kata.
Pendidikan yang dibutuhkan seseorang untuk menjadi operator pengolah kata mungkin bergantung pada preferensi majikannya. Seseorang dengan keterampilan mengetik dan pengalaman pengolah kata yang sangat baik dapat mendapatkan pekerjaan ini dengan pendidikan sekolah menengah atas atau kredensial pengembangan pendidikan umum (GED). Namun, beberapa pengusaha lebih memilih kandidat pekerjaan yang telah mendapatkan gelar sarjana.