Tugas utama manajer proyek mana pun adalah mengatur orang dan mengelola tugas yang berbeda untuk mencapai tujuan tertentu. Apa tujuan atau “proyek” itu dapat sangat bervariasi. Kadang-kadang itu adalah publikasi laporan atau organisasi konferensi; itu juga bisa berupa penyelesaian bangunan atau perombakan, atau pelaksanaan skema desain interior. Meskipun pengaturannya bisa sangat berbeda, manajer berbagi beberapa atribut universal. Semua fokus pada pengelolaan orang, untuk satu hal, dan semua memerlukan pandangan luas tentang tugas individu yang perlu diselesaikan agar tujuan tercapai. Sebagian besar pekerjaan manajer proyek melibatkan pengaturan rencana induk tindakan, kemudian memastikan bahwa semua bagian berada di tempat untuk melihat rencana itu sampai selesai.
Tujuan Umum
Manajer proyek pada dasarnya adalah pemimpin yang mengatur tindakan ke arah tertentu. Mereka biasanya ditugaskan untuk menyelesaikan sesuatu yang spesifik, kemudian dilengkapi dengan staf — sering disebut “tim” — untuk membantu mencapai tujuan. Manajer biasanya mulai dengan memecah tujuan akhir yang lebih besar menjadi bagian-bagian yang lebih kecil, kemudian menetapkan tenggat waktu internal untuk penyelesaian setiap komponen. Kalender adalah bagian penting dari pekerjaan, seperti ulasan staf reguler dan pembicaraan singkat, jika diperlukan.
Banyak ahli manajemen proyek mengatakan bahwa, untuk menjadi sukses, seorang manajer harus menyeimbangkan empat bidang utama. Dia harus memahami ruang lingkup proyek. Manajer harus menemukan orang dan bahan yang tepat, dan menggunakannya secara efektif. Semua tugas harus dijadwalkan agar selesai tepat waktu. Manajer proyek juga harus memastikan bahwa proyek selesai dalam anggaran yang ditetapkan untuk itu.
Pentingnya Koordinasi
Salah satu bagian terpenting dari pekerjaan manajer proyek adalah koordinasi personel. Manajer harus mampu menciptakan tim yang efektif dan termotivasi untuk menghasilkan kerja yang baik secara konsisten. Kemampuan untuk mendelegasikan tugas dan tanggung jawab sangat penting, dan manajer harus bersedia untuk turun tangan dan membuat perubahan jika terjadi masalah atau penundaan.
Untuk mengoordinasikan proyek dengan sukses, manajer perlu menyadari apa yang dilakukan setiap anggota tim dan apakah orang itu akan memenuhi tenggat waktunya atau tidak. Banyak manajer proyek menggunakan program perangkat lunak khusus untuk membantu mereka melacak ini. Perangkat lunak ini sering memungkinkan anggota tim untuk mendiskusikan proyek satu sama lain, melihat daftar tugas proyek dan siapa yang bertanggung jawab atas tugas apa, dan berbagi file dan dokumen. Ini juga dapat memungkinkan manajer untuk melihat tugas mana yang sesuai jadwal dan di mana proyek berdiri dalam hal anggaran. Jenis perangkat lunak ini sangat berharga untuk proyek dan tim besar.
Proyek Konseptual Berbasis Kantor
Di perusahaan dan kantor lainnya, sebagian besar proyek yang memerlukan perhatian seorang manajer berkaitan dengan penelitian dan penulisan. Laporan pemegang saham, ringkasan utama dari temuan, dan publikasi yang dikeluarkan oleh laboratorium ilmiah atau organisasi nirlaba seringkali merupakan upaya kompleks yang memerlukan banyak langkah berbeda untuk berpindah dari “tahap ide” hingga penyelesaian. Manajer proyek dalam pengaturan ini biasanya bertindak sebagai koordinator informasi, memastikan bahwa semua elemen yang dibutuhkan berkumpul dengan cara yang benar.
Proyek kantor biasanya membutuhkan banyak kolaborasi langsung, yang biasanya diatur oleh manajer proyek. Dia melacak siapa yang melakukan apa baik dengan menjadwalkan wawancara atau melacak kemajuan secara elektronik, biasanya melalui database atau komunikasi digital seperti email. Pemimpin tim juga biasanya bertanggung jawab untuk menyiapkan produk akhir, yang mencakup proofreading dan perubahan di menit-menit terakhir. Keberhasilan atau kegagalan proyek biasanya berada di pundak manajer, dan dia harus dapat membenarkan semua pilihan kepada atasan perusahaan.
Melaksanakan Proyek Fisik
Seringkali jauh lebih mudah untuk melihat cara kerja manajer proyek sehari-hari ketika proyek tersebut adalah sesuatu yang nyata, seperti usaha konstruksi atau lansekap. Dalam pengaturan ini, manajer biasanya bertindak sebagai pemimpin lokasi, memastikan bahwa semua anggota tim memiliki pekerjaan dan memahami apa yang seharusnya mereka lakukan. Pemimpin semacam ini biasanya bertanggung jawab untuk mengatur semua alat dan perlengkapan yang dibutuhkan, dan juga harus bertindak sebagai penghubung antara orang-orang yang memiliki tanah atau bangunan yang sedang dikerjakan dan mereka yang mengoordinasikan pekerjaan yang akan dilakukan. Pekerjaan ini seringkali membutuhkan kombinasi perencanaan berbasis kantor dan kunjungan dan koordinasi yang sebenarnya.
Keterampilan dan Pengalaman yang Dibutuhkan untuk Mendapatkan Pekerjaan
Biasanya dibutuhkan banyak pengalaman untuk mendapatkan pekerjaan manajer proyek. Sebagian besar waktu, manajer dipilih dari dalam suatu organisasi — yaitu, mereka dipilih berdasarkan pengalaman mereka yang benar-benar melakukan jenis pekerjaan yang perlu dikelola dan dikoordinasikan. Banyak tergantung pada industri dan proyek yang dipermasalahkan, tetapi pendidikan lanjutan baik di bidang fokus atau dalam bisnis atau manajemen personalia juga dapat membantu.
Banyak orang yang tertarik untuk mengambil peran manajemen proyek mengambil kelas untuk menjadi bersertifikat. Program ditawarkan oleh sejumlah sekolah yang berbeda, meskipun sertifikasi Project Management Professional (PMP) dari Institut Manajemen Proyek sangat dihormati. Semakin umum bagi perusahaan yang mempekerjakan manajer proyek luar untuk secara khusus menyebutkan kredensial ini dalam iklan pekerjaan mereka.