Tidak seperti manajemen proyek tradisional, yang hanya berfokus pada setiap proyek individu perusahaan, manajemen portofolio proyek (PPM) mempertimbangkan keseluruhan proyek organisasi. Oleh karena itu PPM adalah analisis terkontrol dan koordinasi proyek-proyek perusahaan. Dengan penggunaan alat, perangkat lunak, dan proses, PPM sering memungkinkan alokasi sumber daya dan urutan proyek yang optimal. Ini juga dapat menganalisis pengembalian terbesar ke perusahaan dengan mengidentifikasi proyek-proyek yang paling berarti. Pada akhirnya, manajemen portofolio proyek dapat menggabungkan semua tujuan bisnis organisasi dan mengurangi insiden proyek yang tumpang tindih atau menguras sumber daya.
Manajemen portofolio proyek (PPM) adalah analisis terkoordinasi dan pengendalian proyek perusahaan. Meskipun dianggap oleh banyak profesional bisnis relevan dengan teknologi informasi, PPM dapat berhasil diterapkan oleh sebagian besar industri. Perusahaan sering melakukan beberapa proyek secara bersamaan yang dapat membatasi sumber daya seperti uang, waktu, orang, dan kapasitas. Salah satu tujuan yang mungkin dari manajemen proyek dan portofolio adalah mengalokasikan sumber daya tersebut untuk membantu perusahaan memperoleh keuntungan terbesar. PPM juga dapat membantu manajer menentukan campuran optimal dan urutan proyek yang diusulkan sambil mempertimbangkan faktor dunia nyata.
Ketika organisasi melakukan proyek, mereka sering berkomitmen pada tingkat investasi yang substansial. Manajemen portofolio proyek terkadang disamakan dengan manajemen portofolio karena keduanya memerlukan pengawasan investasi. PPM sering memungkinkan manajer untuk mengoptimalkan, menyeimbangkan, dan terus menyempurnakan portofolio mereka, sehingga mencapai pengembalian yang lebih besar sekaligus mengurangi risiko secara keseluruhan.
Alat khusus, aplikasi perangkat lunak, dan proses sering kali memberikan dasar untuk manajemen portofolio proyek. Misalnya, penggunaan pohon keputusan dengan simpul bercabang dapat merinci setiap proyek potensial dalam kaitannya dengan anggaran portofolio tunggal. Manajer dengan demikian cenderung menggunakan informasi itu untuk memutuskan proyek apa yang dapat dan tidak dapat diberikan. Alat lain dapat membangun pandangan melingkar terpusat dari proyek-proyek di mana proyek-proyek yang tidak sehat, bernilai rendah atau duplikat diturunkan ke luar lingkaran. Anggota tim manajemen proyek kemudian dapat menghitung perkiraan pengembalian investasi untuk semua proyek dan mempublikasikan snapshot kinerja portofolio yang diantisipasi untuk mengukur proyek mana yang paling berarti.
Berbagai pengukuran dan strategi yang diberikan oleh PPM dapat membantu manajer mencapai tujuan bisnis tertentu. Misalnya, daripada hanya berfokus pada pemasaran dan pengembangan proyek, prinsip-prinsip PPM biasanya memasukkan faktor-faktor penting tambahan seperti pembiayaan, permintaan pelanggan dan konsumsi sumber daya perusahaan. Dengan demikian, keputusan untuk berinvestasi dan proses untuk melanjutkan proyek dapat mencerminkan perbandingan manfaat dengan biaya.
Karakteristik lain yang jelas dari PPM adalah kemampuannya untuk mengevaluasi dan memprioritaskan proyek. Setiap proyek yang dipilih oleh perusahaan seringkali perlu dinilai dari segi nilai bisnisnya dan kepatuhannya terhadap kebijakan. Saat kemampuan penjangkauan bisnis perusahaan berkembang, portofolionya kemungkinan akan tumbuh juga. Dengan demikian, manajemen portofolio proyek sering membantu perusahaan menolak tugas yang menguras sumber daya dan menerima proyek yang masuk akal dalam hal waktu dan uang.
Sementara pengetahuan tentang kinerja individu setiap proyek adalah penting, dampak dari setiap proyek pada portofolio itu sendiri juga sama pentingnya. Dengan demikian, seorang manajer proyek kemungkinan akan menentukan bagaimana setiap proyek berkontribusi pada pencapaian keseluruhan portofolio, jika proyek apa pun dapat menyebabkan dampak negatif pada proyek yang akan datang dan proyek apa dalam portofolio yang bergantung pada proyek lainnya. Bekerja pada tingkat ini mungkin memerlukan ringkasan data kunci untuk menghindari informasi yang berlebihan. Manajemen portofolio proyek dengan demikian dapat memberikan sinopsis kinerja dan kemajuan serta pengukuran perkiraan terhadap biaya aktual.
Proses manajemen portofolio proyek sering dianggap berharga selama masa kesulitan ekonomi, tetapi beberapa perusahaan menerapkan strategi ini sebagai praktik sehari-hari. Tanpa PPM, sebuah organisasi mungkin mengalami proyek yang tumpang tindih atau berlebihan, proyek yang bekerja dengan tujuan yang berbeda atau yang tidak selaras dengan strategi bisnis. Jebakan seperti itu mungkin terjadi karena setiap proyek mungkin terlihat bagus di atas kertas, tetapi nilai sebenarnya mungkin tidak terlihat sampai dianalisis dengan alat yang digerakkan oleh hasil.