Saat menulis surat evaluasi kinerja, seseorang harus mempertimbangkan tujuan surat itu dalam konteks yang lebih besar dan memberikan informasi yang berguna dan bermakna bagi individu yang dievaluasi. Ada sejumlah pendekatan yang dapat digunakan dalam mengevaluasi kinerja individu, termasuk metode kuantitatif dan kualitatif, meskipun evaluasi yang mencakup keduanya biasanya paling efektif. Orang-orang yang menjadi subjek surat evaluasi kinerja, seperti karyawan di sebuah perusahaan, juga harus memahami konsekuensi dari evaluasi yang buruk atau penghargaan untuk yang sangat baik, seperti tindakan percobaan dan kemajuan karir.
Tujuan surat evaluasi kinerja harus berdampak pada pembuatan surat itu secara nyata. Seseorang yang menulis surat untuk mengevaluasi kinerja seorang karyawan setiap tahun, misalnya, harus yakin untuk memasukkan informasi yang berguna bagi orang yang dievaluasi sebagai karyawan tetap. Surat evaluasi kinerja yang ditulis sebagai surat rekomendasi, di sisi lain, biasanya tidak dimaksudkan sebagai cara untuk mempromosikan peningkatan seorang karyawan, tetapi untuk menyoroti kekuatan dan kelemahannya. Pemahaman tentang tujuan utama surat ini dapat memandu orang yang menulisnya.
Setelah tujuan tersebut dipahami oleh seseorang yang menulis surat evaluasi kinerja, maka ia harus memilih metode evaluasi yang terbaik. Dalam beberapa situasi, evaluasi kuantitatif yang berhubungan dengan angka-angka tertentu, seperti angka penjualan atau waktu yang dihabiskan untuk sebuah proyek, harus dipertimbangkan. Tidak semua pekerjaan, bagaimanapun, dapat dianalisis secara kuantitatif sehingga surat evaluasi kinerja kualitatif yang berhubungan dengan pengamatan dan pandangan orang lain untuk mempertimbangkan kekuatan dan kelemahan seseorang mungkin lebih disukai. Namun, masing-masing metode ini memiliki kelemahan yang melekat, dan begitu banyak evaluator lebih suka menggunakan keduanya bersama-sama untuk evaluasi yang lebih efektif.
Saat seseorang menulis surat evaluasi kinerja, dia juga harus memastikan bahwa subjek evaluasi memahami pentingnya proses. Jika karyawan dalam sebuah perusahaan biasanya memenuhi syarat untuk promosi berdasarkan hasil evaluasi semacam itu, maka mereka harus memahaminya. Tujuan dari surat evaluasi kinerja bukan untuk mengejutkan karyawan atau orang lain dengan analisis pekerjaan mereka, tetapi untuk memberikan umpan balik yang berguna dan bermakna kepada mereka mengenai kinerja mereka. Evaluasi atau praktik promosi yang tidak adil dapat menyebabkan ketidakpuasan karyawan, kehilangan pekerja, dan bahkan tuntutan hukum; evaluator harus berhati-hati untuk memastikan metode yang digunakan memberikan analisis keterampilan yang adil dan tidak memihak, dikombinasikan dengan komunikasi yang jelas yang membantu karyawan memahami apa yang diharapkan dari mereka.