Tip menangani pelanggan umumnya dibagi menjadi menangani pelanggan rata-rata dan cara menangani pelanggan yang tidak puas. Kedua area memiliki akar yang sama, karena keduanya mendikte bahwa mereka yang berinteraksi dengan pelanggan harus sangat sopan dan ramah, bahkan ketika pelanggan tidak. Mereka juga memiliki tujuan yang sama, yaitu melakukan upaya terbaik untuk memastikan pelanggan merasa puas dengan toko atau layanan tersebut. Mungkin tidak mungkin untuk memuaskan setiap pelanggan, dan sangat sulit untuk membantu mereka yang memiliki keluhan.
Jauh lebih mudah untuk memuaskan pelanggan yang tidak kecewa. Orang yang berinteraksi langsung dengan pelanggan dapat meningkatkan kepuasan yang lebih besar dengan mendengarkan apa yang diinginkan dan dibutuhkan pelanggan mereka, bersikap sopan, dengan tidak menggunakan taktik penjualan yang memaksa, dan dengan mencoba menambahkan sentuhan ekstra yang menekankan pada layanan pelanggan.
Ekstra berkembang, sebagai cara untuk menangani pelanggan, tidak harus memakan waktu. Ini bisa sesederhana memeriksa seseorang di kamar pas untuk menanyakan apakah dia membutuhkan ukuran lain, atau menawarkan minuman dingin atau panas untuk pelanggan yang menunggu layanan selesai. Mengirim bahan makanan ke mobil, mengingat nama pelanggan, dan jujur tentang batasan layanan atau barang dagangan apa pun adalah hal yang baik.
Meskipun sopan santun, taktik penjualan yang etis, dan beberapa tambahan berguna bagi pelanggan rata-rata, hal itu tidak memuaskan orang yang kecewa. Kiat untuk menangani pelanggan yang tidak senang sedikit berbeda, meskipun dua hal pertama yang harus dilakukan seseorang saat menangani pelanggan seperti itu adalah bersikap sopan dan mendengarkan dengan cermat. Sudah menjadi rahasia umum bahwa pelanggan yang kesal ingin didengar tentang masalah yang dihadapi, dan ketidakpedulian apa pun dapat meningkatkan kemarahan orang tersebut.
Bila memungkinkan, tip terbaik untuk menangani pelanggan yang kecewa adalah dengan memperbaiki keluhannya. Toko dengan kebijakan pengembalian yang murah hati dapat dengan mudah menawarkan kredit toko atau pertukaran jika barang dagangan yang salah telah dibeli, atau industri jasa dapat memberikan diskon penjualan atau menawarkan layanan pelengkap jika orang tidak puas dengan kualitasnya. Tidak semua bisnis memiliki kebijakan ini, meskipun telah ditunjukkan bahwa perusahaan yang sering mendapatkan reputasi untuk layanan pelanggan yang sangat baik. Beberapa karyawan dibatasi oleh kebijakan yang kurang baik atau pelanggan mungkin tidak memiliki barang-barang yang diperlukan (seperti kuitansi) yang memungkinkan perbaikan keluhan.
Jika kebijakannya ketat, sangat penting bahwa orang yang mencoba menangani pelanggan tidak membuat janji yang tidak dapat ditepati. Sebagai gantinya, setelah mendengar keluhan pelanggan dan dengan lembut menyatakan kebijakan, karyawan harus mempertimbangkan untuk memanggil seseorang yang memiliki wewenang lebih besar, seperti manajer. Di sebagian besar industri penjualan dan jasa, ini adalah bagian yang diharapkan dari pekerjaan manajer. Manajer mungkin juga memiliki wewenang yang lebih besar untuk mengesampingkan aturan, jika mereka yakin pelanggan memiliki keluhan yang sah.
Layanan pelanggan yang baik membuat pelanggan merasa dihargai dan penting. Ketidakpedulian atau perilaku buruk di pihak karyawan tidak menciptakan kesan ini. Semua karyawan harus dilatih tentang cara membuat pelanggan merasa diterima dan diperhatikan, dan pelatihan harus mencakup cara menangani pelanggan yang tidak senang.