Banyak organisasi dan bisnis memiliki kebijakan penggantian untuk membayar kembali karyawan yang menghabiskan uang mereka sendiri untuk persediaan, menjamu rekan bisnis, atau saat bepergian untuk bisnis perusahaan. Sebagian besar perusahaan memiliki kebijakan standar mengenai otorisasi, formulir, dan kerangka waktu. Perusahaan juga dapat memisahkan kebijakan penggantian sesuai dengan sifat biayanya. Jenis kebijakan penggantian termasuk pedoman khusus untuk sifat biaya, seperti biaya sekolah, perjalanan, transportasi, persediaan, atau perawatan kesehatan, serta proses persetujuan yang berhubungan dengan sistem pembukuan organisasi.
Organisasi sering khawatir tentang penyalahgunaan kebijakan penggantian dan menetapkan kebijakan yang dimaksudkan untuk mencegah karyawan meminta penggantian biaya yang tidak terkait dengan pekerjaan. Banyak karyawan diwajibkan untuk mendapatkan izin untuk suatu pengeluaran, seperti pra-persetujuan rencana perjalanan atau kursus pendidikan. Departemen akuntansi sering mengembangkan spreadsheet dan formulir yang harus dilengkapi agar karyawan dapat mengklaim penggantian. Selain itu, karyawan biasanya diharapkan untuk menyimpan faktur, tagihan, dan tanda terima untuk diserahkan dengan dokumen penggantian.
Kebijakan penggantian biaya hiburan perjalanan dan bisnis seringkali sangat rinci dan mungkin menetapkan tarif tetap untuk pengeluaran seperti makan, atau mereka mungkin hanya menyatakan batas pengeluaran harian. Beberapa organisasi mengharuskan karyawan untuk mengatur perjalanan mereka melalui agen perjalanan internal atau yang dikontrak, yang mungkin diwajibkan oleh kebijakan perusahaan untuk mencari hotel atau penerbangan yang paling ekonomis. Beberapa kebijakan penggantian biaya perjalanan juga dapat membatasi pembelian minuman beralkohol, meskipun biaya minuman tersebut sesuai dengan pedoman anggaran makan.
Selain biaya perjalanan dan hiburan bisnis, jenis kebijakan penggantian biaya lainnya membahas pengembangan diri karyawan. Misalnya, perusahaan yang memiliki program kesehatan juga dapat menawarkan kebijakan penggantian biaya perawatan kesehatan yang membantu mereka membayar sistem penurunan berat badan, keanggotaan gym, program berhenti merokok, dan jenis layanan kesehatan lainnya yang tidak ditanggung oleh asuransi. Banyak karyawan memanfaatkan kebijakan penggantian uang sekolah perusahaan yang dapat membantu mereka membayar biaya sekolah juga. Banyak perusahaan membayar untuk melanjutkan kelas pendidikan, tetapi juga dapat mengganti biaya kursus tingkat perguruan tinggi jika karyawan dapat menunjukkan bahwa mengikuti kelas akan meningkatkan kinerja pekerjaannya.
Beberapa perusahaan merampingkan kebijakan penggantian mereka dengan mengeluarkan beberapa kartu kredit atau tagihan perusahaan kepada karyawan. Kartu-kartu ini akan digunakan secara eksklusif untuk pengeluaran bisnis dan dapat membantu perusahaan dan karyawan dengan melacak pengeluaran dan penggantian karena semua pengeluaran akan berakhir pada satu tagihan tunggal. Kebijakan perusahaan biasanya membatasi penggunaan kartu ini untuk eksekutif dan karyawan tingkat tinggi lainnya, meskipun staf penjualan atau karyawan lain yang harus secara teratur melakukan perjalanan atau hiburan juga dapat diberikan kartu perusahaan. Dalam beberapa kasus, perusahaan membayar tagihan kartu kredit perusahaan secara langsung, sementara yang lain mungkin mengharuskan karyawan untuk membayar tagihan dan menyelesaikan proses penggantian biaya seperti yang dilakukannya untuk biaya lainnya.