Pengeluaran karyawan adalah biaya yang terkait dengan tugas yang dilakukan untuk pemberi kerja. Majikan umumnya menetapkan daftar biaya yang diperbolehkan yang mereka bersedia untuk mengganti biaya karyawan. Daftar tersebut mungkin termasuk pengeluaran yang berkaitan dengan perjalanan bisnis, makan, penginapan, panggilan telepon, Internet dan perlengkapan kantor. Beberapa majikan mengeluarkan kartu kredit perusahaan untuk biaya tersebut, sementara yang lain mengharapkan karyawan untuk menutupi biaya dan meminta penggantian.
Pengeluaran karyawan yang diperbolehkan umumnya bervariasi dari majikan ke majikan. Sebagian besar perusahaan dan organisasi memiliki daftar pengeluaran yang diizinkan dengan jelas. Satu perusahaan mungkin menanggung tagihan telepon seluler karyawan jika sebagian besar panggilannya terkait bisnis. Perusahaan lain mungkin melarang biaya telepon seluler, mengharuskan karyawan melakukan semua panggilan bisnis dari kantor perusahaan.
Jenis pengeluaran karyawan yang biasanya ditanggung oleh bisnis terkait dengan perjalanan bisnis, jamuan bisnis, dan perlengkapan kantor. Pengeluaran yang sah mungkin termasuk tiket pesawat untuk pertemuan bisnis nasional, tagihan restoran untuk pertemuan dengan klien potensial atau kartrid printer yang diperlukan untuk mencetak manual untuk pelatihan perusahaan. Dalam semua kasus, pengeluaran harus masuk akal dan terkait dengan memajukan tujuan pekerjaan dan perusahaan.
Karyawan yang bekerja dari rumah mungkin memiliki biaya tambahan untuk karyawan. Ketika karyawan melakukan telecommute, pemberi kerja menghemat biaya untuk ruang kantor dan utilitas. Dalam kasus ini, majikan sering membuat tunjangan untuk biaya tambahan. Contoh biaya telecommuting mungkin termasuk biaya Internet, komputer dan biaya terkait printer dan tagihan telepon. Majikan mungkin mengharuskan karyawan membatasi pemanfaatan layanan dan item ini hanya untuk penggunaan bisnis.
Pengusaha biasanya mengharapkan karyawan untuk melacak pengeluaran karyawan mereka sendiri di luar lingkungan perusahaan. Mereka umumnya menyediakan formulir pengeluaran yang perlu diisi dan diserahkan sesuai dengan jadwal pembayaran yang ditetapkan. Dalam kebanyakan kasus, tanda terima asli harus diserahkan bersama dengan formulir pengeluaran untuk menyediakan dokumentasi cadangan untuk biaya yang dikeluarkan. Penggantian biaya karyawan tidak dikenakan pajak dan biasanya dibayarkan secara terpisah dari cek gaji karyawan.
Dalam beberapa kasus, mengisi formulir pengeluaran karyawan akan membutuhkan detail dan perhatian yang ekstensif. Dalam hal pengeluaran dibagi antara penggunaan bisnis dan pribadi, beberapa pemberi kerja memerlukan akuntansi yang tepat. Seorang karyawan mungkin menyewa mobil saat dalam perjalanan bisnis, misalnya, dan mengendarai mobil untuk keperluan bisnis selama seminggu dan menghabiskan beberapa hari ekstra menggunakan mobil hanya untuk mengunjungi keluarga. Dia mungkin diminta untuk mengurangi hari-hari pribadi dari tagihan sewa mobil saat mengajukannya untuk penggantian.