Buku besar adalah salah satu dokumen yang paling umum — dan paling penting — dalam sistem akuntansi perusahaan. Meskipun ada banyak jenis buku besar yang berbeda, yang paling umum adalah penjualan, pembelian, kas, dan buku besar umum. Masing-masing buku besar ini menyimpan jenis transaksi bisnis tertentu, sehingga memudahkan perusahaan untuk mencari informasi di lain waktu. Akuntan bertanggung jawab untuk menyiapkan pembukuan perusahaan dan mencatat transaksi yang sesuai. Laporan keuangan merupakan hasil akhir dari informasi yang diambil dari pembukuan akuntansi suatu perusahaan.
Buku buku besar penjualan berisi semua transaksi yang berhubungan dengan penjualan persediaan atau jasa kepada pelanggan. Akuntan mencatat tanggal transaksi, deskripsi singkat, dan jumlah penjualan. Buku besar biasanya berisi data untuk bulan tertentu karena ini adalah prosedur yang paling umum dalam sistem akuntansi. Informasi lain — seperti diskon penjualan, retur, atau tunjangan lainnya — mungkin juga ada di buku besar ini. Hanya data yang terkait dengan penjualan perusahaan yang harus ada dalam buku akuntansi ini pada waktu tertentu.
Pembelian memiliki buku tersendiri dalam sistem akuntansi. Buku besar ini hanya berisi informasi tentang uang yang dikeluarkan perusahaan untuk memperoleh barang-barang yang dibutuhkan untuk menjalankan operasi bisnis. Akuntan mencantumkan informasi yang mirip dengan buku besar penjualan, yaitu tanggal transaksi, deskripsi singkat, dan jumlah dolar untuk barang yang dibeli. Sebuah subledger mungkin juga ada di sini, yang disebut hutang dagang. Subledger ini mencantumkan semua vendor kepada siapa perusahaan berutang uang untuk barang atau jasa yang dibeli.
Buku buku kas berisi semua transaksi untuk aktivitas yang menggunakan uang tunai. Tujuan dari buku besar ini adalah untuk membantu perusahaan merekonsiliasi rekening banknya pada akhir bulan. Dalam beberapa kasus, buku besar ini mungkin tidak memiliki aktivitas yang berlebihan selama bulan tersebut mengingat ukuran dan sifat bisnisnya. Akuntan biasanya mencatat transaksi tunai, dan kemudian, mereka dapat memberikan buku besar kepada individu yang merekonsiliasi rekening bank. Pemisahan tugas di antara akuntan yang menangani buku kas membantu mencegah ketidakwajaran — seperti penipuan atau penggelapan — terjadi.
Buku besar umum adalah penampung semua transaksi yang tidak termasuk dalam tujuan pembukuan buku besar lainnya. Akuntan sering menggunakan buku besar ini sebagai pilihan terakhir untuk transaksi bisnis. Mencatat terlalu banyak transaksi di sini dapat mengakibatkan hilangnya informasi atau data yang membutuhkan waktu untuk menyisir saat mencari informasi. Akuntan sering menetapkan aturan khusus untuk menggunakan buku besar.