Perencanaan proyek memberi perusahaan langkah-langkah berbeda untuk diikuti ketika memulai operasi skala besar. Meskipun tidak semua perusahaan melalui proses perencanaan proyek, langkah-langkahnya umum untuk banyak jenis proyek. Langkah pertama seringkali termasuk membuat rencana sumber daya dan melakukan penilaian risiko, diikuti dengan mengkomunikasikan rencana tersebut ke departemen yang diperlukan, mengkonfirmasi pemasok, dan pengadaan barang yang diperlukan. Perusahaan dapat mengganti setiap langkah untuk memenuhi kebutuhan mereka. Setelah tahap perencanaan proyek selesai, perusahaan memulai implementasi dan manajemen proyek.
Rencana sumber daya dalam perencanaan proyek membantu pemilik dan manajer menemukan item apa yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Sumber daya umum termasuk bahan langsung, tenaga kerja, dan overhead. Langkah ini membutuhkan tim manajemen perusahaan untuk menilai apa yang mereka miliki dan apa yang mereka perlukan untuk memulai dan menyelesaikan proyek. Analisis biaya juga merupakan bagian dari rencana ini. Mengidentifikasi berbagai sumber untuk aset yang dibutuhkan memulai proses proyek.
Penilaian risiko membantu perusahaan menentukan potensi imbalan terhadap kemungkinan kerugian suatu proyek. Risiko dapat berupa keuangan, operasional, lingkungan, atau jenis lainnya. Perusahaan melihat setiap faktor dan menentukan kekuatan masing-masing; mereka juga memutuskan hierarki setiap faktor risiko. Setelah mereka meninjau semua risiko dalam fase perencanaan proyek, pemilik dan manajer memutuskan apakah imbalan — pengembalian finansial — akan lebih besar daripada biaya semua faktor risiko yang digabungkan. Tidak semua faktor risiko mempengaruhi setiap proyek dengan cara yang sama atau sama sekali.
Begitu perusahaan memilih sebuah proyek dan menentukan bahwa proyek itu membawa risiko yang dapat diterima, mereka mengomunikasikan rencana tersebut ke departemen yang diperlukan. Ini membawa lebih banyak individu ke dalam fase perencanaan proyek. Perusahaan menggunakan pekerja dan karyawan tambahan ini untuk menentukan metode implementasi terbaik. Langkah ini juga memulai proses menghubungi pemasok dan mencari sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Perubahan atau penyesuaian mungkin diperlukan untuk rencana untuk mengakomodasi operasi perusahaan saat ini.
Mengkonfirmasi pemasok menjelang akhir fase perencanaan proyek. Setelah sebuah perusahaan memiliki gambaran tentang kualitas dan kuantitas sumber daya yang dibutuhkan, mereka mengkonfirmasi pemasok mana yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Proyek skala besar mungkin memerlukan penggunaan kontrak eksklusif untuk mempertahankan tingkat sumber daya yang stabil. Negosiasi diskon harga berdasarkan volume atau faktor lain juga dimungkinkan di sini.
Tahap akhir perencanaan proyek adalah pengadaan barang-barang yang dibutuhkan untuk proyek tersebut. Menempatkan pesanan, menerima barang, dan memeriksa kualitasnya adalah bagian dari proses ini. Pengadaan sering berlanjut terus-menerus untuk proyek tersebut. Ini membutuhkan proses pengadaan yang berulang. Sebuah perusahaan dapat menggunakan sistemnya saat ini atau mendirikan anak perusahaan sesuai kebutuhan untuk memesan dan menerima barang.