Sponsor proyek adalah bagian penting dalam memulai dan menyelesaikan proyek dalam suatu organisasi. Peran sponsor proyek bervariasi, karena mereka mungkin bekerja untuk menciptakan akuntabilitas, menentukan misi proyek, mengalokasikan atau menemukan sumber daya, menangani pembiayaan dan mengelola aspek lain dari proyek sampai selesai. Sponsor proyek memiliki kemampuan dan wewenang untuk memulai proyek dan membantunya agar berhasil, dan orang ini sering dapat ditemukan di tingkat atas manajemen dalam suatu organisasi.
Manajemen strategis merupakan aspek penting dari sponsor proyek. Sponsor proyek memiliki tanggung jawab untuk memastikan bahwa proyek membantu organisasi mencapai tujuannya. Ini termasuk menjadi advokat untuk proyek serta menciptakan arah. Menjual dan membujuk orang lain tentang kelangsungan proyek adalah penting untuk memulainya. Jika proyek perlu menyesuaikan agar sesuai dengan tujuan organisasi, sponsor proyek membantu memastikan hal ini terjadi. Menjadi sadar secara politis berguna dalam bidang ini, karena sponsor proyek memahami bagaimana bekerja dengan orang lain untuk menyelesaikan sesuatu dan memenuhi tujuan organisasi.
Bagian penting lain dari sponsor proyek adalah gagasan akuntabilitas. Sponsor proyek membuat garis waktu, menjaga manajer tetap pada jalurnya, mengatur pertemuan untuk memastikan bahwa kemajuan terjadi dan meminta pertanggungjawaban orang-orang di bawah mereka atas tindakan mereka melalui tindakan disiplin, jika perlu. Ini juga berarti bahwa sponsor proyek harus siap sedia bagi mereka yang mengerjakan proyek jika terjadi sesuatu yang perlu ditangani.
Mengalokasikan atau menemukan sumber daya proyek juga berada di bawah tanggung jawab sponsor proyek. Sumber daya mungkin termasuk orang, tempat, dan benda, tergantung pada sifat proyek. Sumber daya keuangan juga penting, dan salah satu peran sponsor proyek adalah menyediakan atau mencari pendanaan untuk proyek tersebut, meskipun sponsor proyek tidak selalu menghasilkan dana sendiri. Membuat dan memantau anggaran adalah bagian besar dari sponsor proyek setelah pembiayaan diberikan.
Mengelola proyek sampai selesai berarti berurusan dengan apa saja dan segala sesuatu yang mungkin terjadi untuk menunda proyek. Sponsor proyek menangani politik organisasi yang mungkin menghalangi dan mendelegasikan pekerjaan kepada mereka yang berada di bawah mereka, termasuk manajer proyek dan pemimpin tim. Sponsor proyek yang sukses melibatkan banyak komunikasi antara organisasi, manajer proyek, dan sumber luar.