Sistem manajemen pemeliharaan adalah sistem yang membantu bisnis mengelola aset dan peralatan sehingga operasi dapat berjalan dengan lancar dan produktif. Jenis sistem yang paling umum dan disukai dalam beberapa tahun terakhir adalah sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS), yang menggunakan perangkat lunak yang dirancang khusus untuk menangani catatan. Program harus melacak isu-isu yang relevan dengan bisnis sehingga tugas-tugas penting akan diselesaikan.
Sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi seringkali lebih disukai daripada sistem dokumen karena cenderung lebih cepat dan memungkinkan penggunaan tenaga kerja yang lebih efisien. Lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk membuat catatan tulisan tangan untuk mendokumentasikan dan melacak tugas. Beberapa fungsi CMMS yang paling umum adalah menyimpan daftar aset, kontrol inventaris, melacak pemeliharaan terjadwal dan tidak terjadwal, dan memastikan protokol keselamatan diikuti.
Perangkat lunak yang digunakan untuk mengoperasikan sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi dapat menimbulkan biaya yang signifikan. Pemimpin bisnis dapat mengevaluasi apakah ini investasi yang baik dengan memproyeksikan apakah sistem akan meningkatkan masa pakai aset, mengurangi biaya pengoperasian, dan memungkinkan akses lebih cepat ke laporan terkait pemeliharaan. Misalnya, rumah sakit sering menggunakan CMMS karena kerusakan peralatan penting dapat mengakibatkan situasi hidup atau mati bagi pasien. CMMS juga berguna untuk bisnis manufaktur yang mengoperasikan banyak peralatan.
Untuk menetapkan jadwal pemeliharaan dengan sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi, bisnis harus terlebih dahulu memasukkan catatan asetnya. Ini mencakup informasi tentang aset seperti nama dan nomor seri, kapan dan di mana aset tersebut dibeli, dan departemen di mana aset tersebut berada. Pemeliharaan preventif dapat mencakup tidak hanya jadwal pemeliharaan peralatan, tetapi ketersediaan kru kerja. Jika perlu, CMMS juga dapat mencantumkan jenis perawatan yang diperlukan untuk peralatan tersebut.
Sebuah sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi dapat digunakan untuk mengelola berbagai rincian yang berkaitan dengan pemeliharaan yang sedang berlangsung dan kerusakan peralatan. Ini termasuk biaya tenaga kerja dan lembur, backlog pekerjaan, waktu yang dibutuhkan untuk melakukan perbaikan, dan produktivitas yang hilang karena kerusakan peralatan. Mencatat kerusakan peralatan dapat membantu menentukan apakah menguntungkan untuk terus memperbaiki peralatan atau menggantinya.
Keuntungan lain dari CMMS adalah dapat mengatur protokol untuk diikuti karyawan saat peralatan rusak. Ini dapat meningkatkan efisiensi karena rantai komando yang sama diikuti setiap saat. Untuk perusahaan besar dengan banyak peralatan, pemberitahuan kemungkinan akan dilakukan melalui sistem komputer. Misalnya, seorang pekerja produksi dapat memberi tahu departemen pemeliharaan yang sesuai dengan memasukkan informasi di komputer yang terletak di area kerja. Seorang supervisor pemeliharaan kemudian akan melacak dan mengontrol semua pekerjaan yang berkaitan dengan permintaan perbaikan.
Sebelum memutuskan sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi, para pemimpin bisnis untuk sebuah perusahaan harus mengevaluasi fungsi apa yang harus dimiliki perangkat lunak. Juga berguna untuk memiliki daftar fungsi yang baik untuk dimiliki dan yang tidak perlu. Berdasarkan informasi ini, CMMS dapat dirancang untuk memenuhi kebutuhan bisnis.