Sebuah perusahaan mungkin membutuhkan armada kendaraan yang besar, tetapi mungkin sulit untuk mempertahankan armada tersebut. Ini adalah fungsi utama dari sistem manajemen armada, yang mengambil kendaraan perusahaan dan mengaturnya untuk memberikan kemampuan pelacakan kendaraan perusahaan, jadwal perawatan dan kebutuhan dasar armada lainnya. Sistem manajemen armada juga dapat menyediakan kendaraan untuk perusahaan jika perusahaan tidak ingin membeli sendiri.
Aspek terpenting dari sistem manajemen armada adalah pelacakan kendaraan. Sistem ini melacak lokasi kendaraan yang sebenarnya, penghematan bahan bakar, kecepatan rata-rata, dan perkiraan waktu kedatangan (ETA). Mereka juga tahu karyawan perusahaan mana yang memiliki kendaraan, kapan dan terkadang mengapa; memastikan bahwa kendaraan tersedia saat karyawan membutuhkannya adalah fungsi utama lainnya. Informasi ini dikumpulkan dan dianalisis oleh sistem manajemen armada, yang kemudian dapat memberikan saran tentang cara meningkatkan efisiensi atau penghematan bahan bakar. Sistem ini juga dapat melacak kendaraan jika dicuri, tetapi juga dapat digunakan sebagai GPS untuk melacak pengemudi.
Sistem manajemen armada terkadang bertanggung jawab untuk menjadwalkan dan menyetujui bahan bakar kendaraan, perawatan dan perbaikan berdasarkan anggaran perusahaan. Perusahaan-perusahaan ini mengeluarkan kartu kecil atau buklet dengan daftar pemeliharaan terjadwal dan perbaikan yang disetujui. Biasanya, sistem manajemen armada ini akan memiliki jumlah dolar yang ditetapkan untuk perbaikan yang telah disetujui sebelumnya dan tidak memerlukan otorisasi apa pun. Sistem manajemen armada juga dapat mengeluarkan kartu kredit untuk digunakan karyawan untuk pembelian bahan bakar di vendor yang disetujui.
Seiring waktu, semua kendaraan terdepresiasi nilainya. Bagian dari tanggung jawab sistem manajemen armada termasuk menghitung penyusutan ini sepanjang tahun dan menentukan kapan waktunya untuk membersihkan kendaraan itu dari armada. Sistem manajemen armada sering kali memiliki koneksi dengan produsen mobil untuk memperdagangkan kendaraan armada dan menambahkan kendaraan baru ke armada dengan tarif diskon; mereka juga dapat menawarkan pembiayaan kendaraan untuk perusahaan.
Di perusahaan-perusahaan di mana mengemudi adalah bagian dari tugas sehari-hari, banyak karyawan mendapatkan penggantian biaya perjalanan mereka dengan tarif per mil. Sistem manajemen armada bertanggung jawab untuk melacak jarak tempuh ini. Ini menghilangkan kebutuhan karyawan untuk khawatir tentang perusahaan yang memperpendek jarak tempuhnya karena entri yang terlewat dalam buku log. Ini juga melacak jarak tempuh per tahun untuk membantu menghitung depresiasi kendaraan.
Sistem manajemen armada sering melacak kendaraan ini melalui komputer khusus yang dipasang di kendaraan. Komputer ini terhubung ke komputer manajemen armada melalui komunikasi satelit dan mengirimkan semua informasi terkait. Penggunaan yang tepat dari informasi yang diberikan ke sistem manajemen armada akan membantu perusahaan menghemat uang dan merampingkan pengelolaan armada kendaraannya yang besar.