Siklus hidup proyek adalah proses mengambil proyek dari tahap konsepsi hingga obral. Ada banyak langkah dalam siklus hidup proyek dan, tergantung pada jenis proyek, beberapa mungkin memakan waktu lebih lama daripada yang lain. Biasanya, ada manajer proyek yang bertanggung jawab atas keberhasilan proyek secara keseluruhan. Ada juga berbagai ahli bidang fungsional yang ditugaskan sebagai anggota tim yang bertanggung jawab untuk memastikan aspek-aspek tertentu dari proyek diimplementasikan dengan benar.
Langkah pertama dalam siklus hidup proyek adalah mengidentifikasi kebutuhan. Langkah awal ini mendefinisikan proyek, dan apa hasil yang diinginkan nantinya. Manajer proyek ditugaskan dan garis waktu tentatif untuk penyelesaian proyek dikembangkan. Jika pendanaan belum diamankan, maka pembenaran bisnis dan permintaan pendanaan diajukan. Mungkin juga ada pertemuan untuk memutuskan bagaimana tonggak proyek akan diukur dan siapa yang akan bertanggung jawab untuk setiap langkah siklus hidup proyek.
Langkah kedua dalam siklus hidup proyek adalah perencanaan. Meskipun rencana tingkat atas diajukan selama fase awal, tonggak rinci dan rencana pelaksanaan ditentukan selama tahap perencanaan. Setiap kiriman diuraikan bersama dengan tanggal penyelesaian yang diharapkan. Jika ada beberapa ketergantungan seperti tugas satu harus diselesaikan sebelum tugas dua dapat dimulai, sering kali ada bagan Gantt yang dikembangkan sehingga semua anggota tim tahu siapa yang bertanggung jawab atas apa.
Langkah ketiga dalam siklus hidup proyek adalah eksekusi. Ini adalah fase di mana semua rencana dimasukkan ke dalam tindakan. Setiap anggota tim melanjutkan dengan tugasnya yang diperlukan sementara manajer proyek mengawasi untuk memastikan semua orang tetap sesuai jadwal. Manajer proyek juga memantau pencapaian terkait anggaran untuk memastikan setiap pencapaian diselesaikan sesuai anggaran. Jika tugas tertentu dalam bahaya, manajer proyek akan bekerja dengan anggota tim untuk menambah personel atau uang tambahan sehingga seluruh proyek dapat tetap sesuai jadwal.
Langkah terakhir dalam siklus hidup proyek adalah penutupan. Selama fase ini, tugas individu diselesaikan dan seluruh proyek diajukan untuk disetujui. Jika proyek itu sesuatu yang konkret, seperti peluncuran produk baru atau konstruksi aktual, penutupan juga mencakup pengiriman produk ke pelanggan akhir. Anggota tim dibebaskan dari tugas proyek mereka dan diizinkan untuk kembali ke pekerjaan normal mereka dan manajer proyek menyerahkan laporan akhir yang menguraikan bagaimana kinerja tim berkaitan dengan garis waktu dan anggaran. Seringkali, laporan akan menyertakan saran tentang cara meningkatkan proyek masa depan berdasarkan pengalaman dari proyek saat ini sehingga manajer proyek berikutnya akan mengetahui apa yang berhasil dan tidak berjalan dengan baik.