Server pesan suara adalah server komputer yang mampu menampung sejumlah besar pesan pesan suara; biasanya digunakan oleh bisnis daripada individu karena biaya pengoperasian dan pemeliharaannya. Seperti kebanyakan server, server pesan suara dapat menyimpan sejumlah besar memori, sehingga dapat menyimpan ribuan pesan suara sekaligus. Untuk penyimpanan, pesan suara diubah menjadi file audio dan disimpan di dalam server. Jenis server ini biasanya memiliki banyak kotak masuk yang berbeda, sehingga setiap karyawan atau pengguna dapat menerima pesan secara pribadi, tanpa administrator harus merutekan pesan suara dengan benar. Server tempat pesan suara disimpan dapat mengirim email atau pesan teks kepada pengguna sehingga mereka tahu pesan suara baru telah masuk ke server.
Banyak server dibangun untuk menyimpan informasi dan merutekan data dari satu tujuan ke tujuan lainnya, dan server pesan suara melakukan kedua tugas tersebut. Server ini harus mampu menampung ratusan, bahkan ribuan pesan suara sekaligus, terutama untuk perusahaan besar dengan banyak karyawan. Pesan suara mungkin diperlukan bagi pengguna, terutama dalam bisnis di mana karyawan sering menerima pesanan atau permintaan pelanggan melalui pesan suara, sehingga server harus dapat menyimpan file dengan aman tanpa menghapusnya secara tidak sengaja.
Untuk merutekan file ke tempat yang benar, sebagian besar aplikasi server pesan suara menyertakan banyak kotak masuk terpisah, satu untuk setiap karyawan atau departemen, bergantung pada cara bisnis dioperasikan. Memiliki kotak masuk terpisah memastikan bahwa setiap orang akan mendapatkan pesan suaranya dengan masalah minimal. Ini juga memudahkan administrator, karena perutean pesan suara secara manual bisa memakan waktu berjam-jam dan bisa sangat sulit tanpa mencantumkan setiap pesan suara yang masuk ke sistem.
Pesan suara pada dasarnya adalah file audio yang direkam. Setelah pesan suara direkam, server pesan suara mengubahnya menjadi file audio umum yang dapat dimainkan oleh sebagian besar ponsel atau komputer tanpa memerlukan perangkat lunak khusus. Kunci dan enkripsi umumnya ditempatkan pada file audio untuk menjaga pesan aman dari peretas.
Ketika server pesan suara menerima pesan suara baru, biasanya ia memberi tahu orang yang memiliki kotak masuk melalui email atau pesan teks. Server tidak hanya dapat mengirim peringatan ke banyak perangkat, tetapi banyak perangkat dapat digunakan untuk mengakses server pesan suara. Perangkat apa pun yang memiliki akses Internet dapat digunakan untuk mengambil dan memutar pesan suara dari server ini, sehingga memudahkan pengguna untuk mendengar pesannya.