Kotak pesan suara adalah akun pesan pada sistem pesan suara terkomputerisasi. Ketika pengguna pesan suara menerima panggilan telepon dan penelepon memutuskan untuk meninggalkan pesan, pesan tersebut direkam dan disimpan sampai pengguna memutuskan untuk mengambil dan kemudian menghapus atau menyimpannya. Sementara kata “kotak” dapat mendorong orang untuk memvisualisasikan wadah fisik yang dapat menampung pesan, ini tidak terjadi. Sebaliknya, “kotak” hanya digunakan untuk mengartikan bagian tertentu dari sistem yang merekam dan menyimpan pesan suara. Kotak pesan suara biasanya dilindungi oleh kata sandi atau kode sandi untuk memastikan privasi, dan biasanya menyediakan kapasitas terbatas untuk penyimpanan pesan.
Ketika seseorang mengatakan dia harus memeriksa kotak pesan suaranya, ini biasanya berarti dia harus memanggil nomor telepon atau masuk ke situs web untuk mendengarkan pesan rekaman suara yang ditinggalkan penelepon untuknya di sistem komputerisasi. Bagian dari sistem komputerisasi ini yang dicadangkan hanya untuk dia dan pesannya adalah apa yang orang sebut sebagai kotak pesan suara. Tidak ada kotak fisik yang dapat diakses seseorang untuk mengambil jenis pesan ini. Namun, kotak surat ini berfungsi sebagai tempat penyimpanan pesan suaranya dengan cara yang sama seperti kotak surat biasa menyediakan ruang untuk menyimpan dan mengambil surat pos seseorang.
Biasanya, pengguna pesan suara membuat kata sandi untuk mengambil pesan dari kotak pesan suaranya. Perlindungan kata sandi melayani dua tujuan dasar. Pertama, ini menyediakan sistem organisasi untuk perusahaan pesan suara — kombinasi nama pengguna dan kata sandi memungkinkan perusahaan untuk memisahkan area tertentu untuk setiap pengguna, memungkinkan mereka untuk langsung mengakses pesan mereka sendiri. Kedua, mengharuskan seseorang memiliki kata sandi untuk mengakses pesannya membantu memastikan privasi. Selama dia tidak membagikan kata sandinya dengan orang lain, itu memungkinkan dia untuk merahasiakan akun dan pesannya.
Menariknya, kotak pesan suara seringkali memiliki kapasitas yang terbatas. Dengan cara ini, mereka mirip dengan kotak surat biasa. Kotak pesan suara biasanya hanya memiliki ruang yang cukup untuk beberapa menit atau jam pesan tertentu. Jika seseorang melebihi jumlah ruang yang dialokasikan untuk pesannya, peneleponnya mungkin menerima pesan rekaman yang memberi tahu mereka bahwa kotak surat pengguna pesan suara penuh. Untuk mengizinkan peneleponnya meninggalkan pesan tambahan, pengguna biasanya harus menghapus beberapa pesan yang telah disimpan di sistem.