Sebagai elemen penting dari manajemen proyek, perencanaan proyek melibatkan pengembangan item tindakan dan penjadwalan yang akan membuat proyek bergerak maju secara konsisten. Ketika dieksekusi dengan benar, itu juga akan mencakup tanggal target untuk penyelesaian setiap item tindakan, sehingga memungkinkan untuk bergerak maju dengan item tertunda lainnya secara teratur. Rencana proyek yang sebenarnya disebut sebagai daftar eskalasi di beberapa pengaturan bisnis.
Sementara beberapa orang percaya bahwa perencanaan proyek dan perencanaan proses adalah sama, itu tidak terjadi. Keduanya adalah elemen kunci dalam manajemen proyek, tetapi fokus setiap elemen saling melengkapi daripada sama. Perencanaan proses lebih berfokus pada pemilihan sumber daya yang dibutuhkan untuk proyek, serta menyediakan kerangka umum untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Sebaliknya, perencanaan proyek akan fokus pada mengidentifikasi dan mengatur tugas individu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap langkah dalam proyek menggunakan sumber daya yang diidentifikasi dalam perencanaan proses.
Untuk menjaga agar perencanaan tetap pada jalurnya, seorang manajer proyek biasanya mengepalai tim yang bertanggung jawab untuk mengimplementasikan setiap item tindakan atau langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Manajer membantu mengoordinasikan tindakan setiap anggota tim, mengukur kemajuan, dan membuat keputusan terkait perubahan rencana proyek bila dan bila perlu. Secara umum, manajer proyek akan mendukung tim dengan cara apa pun yang diperlukan untuk menjaga proyek tetap berjalan dengan tepat waktu dan hemat biaya. Manajer proyek juga sering secara langsung bertanggung jawab kepada pemilik perusahaan dan orang lain yang bertanggung jawab atas keseluruhan fungsi bisnis.
Seperti semua jenis perencanaan bisnis, perencanaan proyek adalah tentang mendapatkan manfaat paling banyak sambil memanfaatkan sumber daya yang tersedia dengan bijaksana. Untuk itu, salah satu tujuan dari jenis perencanaan ini adalah untuk menetapkan data yang realistis dalam hal berapa banyak yang dibutuhkan dari setiap sumber daya yang dibutuhkan dan berapa lama sumber daya akan dibutuhkan. Misalnya, rencana proyek mungkin memerlukan penggunaan truk untuk mengangkut material ke lokasi pembangunan. Rencana tersebut akan menjadwalkan pengiriman berdasarkan kapan material dibutuhkan, sehingga memungkinkan perusahaan untuk menggunakan truk tersebut untuk tujuan lain ketika tidak diperlukan untuk penyelesaian proyek yang sedang dipertimbangkan.
Saat ini, perencanaan proyek sering ditingkatkan dengan penggunaan perangkat lunak untuk mengembangkan rencana umum dan untuk membuat semua anggota tim mengetahui kemajuan pada rangkaian item tindakan saat ini. Perangkat lunak perencanaan proyek memudahkan untuk mengatur item tindakan ke dalam urutan yang paling logis, menetapkan tanggal penyelesaian yang wajar untuk setiap item dalam rencana, dan melacak faktor apa pun yang memengaruhi kemajuan proyek. Perangkat lunak perencanaan dapat berupa paket perangkat lunak berpemilik yang dikembangkan khusus untuk penggunaan satu perusahaan, atau menjadi produk komersial yang cocok untuk perencanaan proyek di sejumlah pengaturan bisnis yang berbeda.