Bagi siapa saja yang bertanggung jawab untuk mengawasi pemeliharaan dan pemeliharaan properti komersial dan residensial, perangkat lunak manajemen properti adalah alat yang penting. Memberikan kemampuan untuk melacak semua aspek perawatan properti, termasuk memelihara catatan penyewa yang akurat, menjadi lebih mudah dengan menggunakan perangkat lunak ini. Berikut adalah beberapa contoh fungsi yang terdapat di hampir setiap jenis perangkat lunak manajemen properti yang ada di pasaran saat ini.
Dimulai dengan fungsi inventaris dasar, perangkat lunak manajemen properti menyediakan kemampuan untuk mempertahankan deskripsi lengkap dari setiap properti sewaan yang terlibat dalam bisnis. Manajer properti memiliki kemampuan untuk memisahkan persewaan berdasarkan jenisnya, seperti komersial dan residensial. Klasifikasi manajemen properti juga dapat dibuat menggunakan lokasi, mengelompokkan berbagai properti ke dalam kelompok klaster yang dapat diatur oleh pemilik dalam perangkat lunak. Tuan tanah dan manajer properti juga memiliki kemampuan untuk mengelompokkan properti berdasarkan tarif bulanan.
Perangkat lunak manajemen properti memungkinkan manajer untuk membuat profil individu pada setiap unit dalam properti tertentu juga. Misalnya, sebagian besar paket perangkat lunak manajemen properti akan memungkinkan pengguna untuk tidak hanya menyertakan deskripsi dimensi ruang, tetapi juga detail seperti jenis dan warna karpet, warna dinding, spesifikasi apa pun tentang pintu dan jendela, cetakan dekoratif, dan peralatan yang disertakan dengan unit. Gambar digital juga dapat diunggah dan disimpan dalam perangkat lunak manajemen properti, sehingga sangat mudah untuk memiliki catatan yang solid tentang kondisi unit saat penyewa saat ini pertama kali menyewanya.
Seiring dengan inventaris fisik, banyak paket perangkat lunak manajemen properti menyertakan ruang untuk menyimpan profil penyewa. Ini dapat mencakup nama perusahaan atau individu, laporan kredit, salinan korespondensi ke dan dari penyewa, kebiasaan pembayaran, dan informasi lain yang dianggap perlu oleh pemilik untuk mengelola properti dengan benar.
Laporan yang mengakses informasi dapat dengan mudah dibuat dan dicetak jika diperlukan baik untuk peninjauan sewa atau dalam pemrosesan penggusuran. Banyak paket perangkat lunak properti memungkinkan pemilik untuk memindai dokumen yang diterima dari penyewa dan mengunggahnya untuk penyimpanan juga. Ini membantu memastikan ada catatan yang lengkap dan permanen untuk dirujuk jika ada perselisihan tentang apa yang telah terjadi selama hubungan bisnis.
Di antara fitur lain dari sebagian besar paket perangkat lunak manajemen properti adalah kemampuan untuk membuat templat untuk berbagai formulir, perjanjian sewa dan sewa, dan surat yang biasa digunakan saat mengelola properti. Dokumen yang disesuaikan dapat dibuat dengan template dan kemudian disimpan dalam file yang sesuai. Template dapat menghemat banyak waktu dalam hal menghasilkan pemberitahuan terlambat, pemberitahuan akhir, pemberitahuan penggusuran, dan bahkan pemberitahuan umum kepada penyewa.
Beberapa sistem perangkat lunak manajemen properti mencakup kemampuan untuk berinteraksi dengan rekening bank, memungkinkan transaksi otomatis. Transaksi ini dapat mencakup menerima pembayaran sewa serta melakukan pembayaran kepada vendor. Banyak paket manajemen properti juga memungkinkan pelacakan perintah kerja yang terbuka dengan mudah, dengan fitur pengingat untuk memberi tahu pemilik rumah ketika tenggat waktu untuk perintah kerja semakin dekat.
Berbagai bentuk perangkat lunak manajemen properti tersedia untuk orang yang memiliki sedikit properti untuk dikelola, hingga perusahaan real estat besar yang mengelola sejumlah besar properti untuk klien yang berbeda. Tidak peduli seberapa sedikit atau berapa banyak properti yang berada di bawah kendali Anda, ada bentuk perangkat lunak manajemen properti yang akan membuat tugas lebih mudah.