Manajemen program adalah organisasi dan administrasi dari satu atau lebih program. Ini biasanya mencakup semua aspek program, termasuk penganggaran, operasi, dan tinjauan. Manajemen program yang sukses membutuhkan organisasi, komunikasi yang baik, dan perhatian terhadap detail.
Istilah manajemen program dan manajemen proyek sering digunakan secara bergantian. Meskipun banyak tanggung jawab dan fungsi yang sama, kedua fungsi tersebut memang berbeda. Manajemen program umumnya mengacu pada berjalannya inisiatif permanen, atau inisiatif yang dimaksudkan untuk bertahan setidaknya selama beberapa tahun. Manajemen proyek biasanya mengacu pada pengelolaan proyek dengan tanggal mulai dan tanggal akhir yang ditentukan dan terdiri dari hasil yang cukup konkret.
Manajer program harus sering mengelola beberapa proyek atau inisiatif jangka pendek yang berada di bawah naungan program mereka. Misalnya, sebuah perusahaan mungkin meluncurkan program loyalitas pelanggan. Ini mungkin terdiri dari menerbitkan kartu pembeli yang sering, mengirim email ulang tahun ke pelanggan tetap, dan menawarkan keuntungan seperti penjualan khusus atau pengiriman gratis ke pelanggan teratas. Masing-masing inisiatif ini akan menjadi proyek terpisah selama fase set-up, tetapi proyek perlu bekerja sama untuk membuat program yang sukses.
Komponen manajemen program yang baik meliputi penetapan tujuan, perencanaan, pengorganisasian, dan pelaksanaan yang efektif. Manajer program yang kuat mampu melacak tugas dan detail individu dan memastikan bahwa semuanya dijalankan dengan benar dan tepat waktu. Pada saat yang sama, mereka harus selalu mengingat gambaran besar dan mampu beradaptasi dengan perubahan prioritas. Mereka juga harus menjadi negosiator yang baik yang dapat bekerja dengan baik dengan departemen dan pemangku kepentingan lain.
Manajemen program mencakup berbagai tugas. Manajer ini harus menetapkan, memantau, dan mengelola anggaran program, misalnya. Mereka juga harus memilih vendor untuk menjalankan fungsi outsourcing dan mungkin perlu mengawasi staf. Jika program diatur oleh sumber luar, seperti lembaga pemerintah, mereka harus memastikan bahwa program tersebut mengikuti semua aturan dan batasan yang diberlakukan oleh lembaga tersebut. Mereka mungkin juga perlu melaporkan status keuangan atau operasional program dari waktu ke waktu.
Dalam banyak kasus, manajemen program juga berarti mempromosikan manfaat program — baik bagi pemangku kepentingan internal maupun eksternal. Dalam contoh program loyalitas pelanggan, manajer program perlu menemukan cara untuk memberi tahu pelanggan tentang program tersebut dan meyakinkan mereka untuk mendaftar. Dia mungkin juga perlu meyakinkan manajer keuangan perusahaannya bahwa program tersebut akan menghasilkan penjualan tambahan yang cukup untuk mengimbangi biaya pengoperasian program dan menawarkan diskon. Jika program memerlukan pekerjaan tambahan oleh karyawan perusahaan, manajer program mungkin perlu menunjukkan kepada manajer operasi bagaimana upaya ekstra itu pada akhirnya akan menguntungkan toko atau departemennya.