Manajemen perubahan proyek adalah proses yang memungkinkan tim untuk membuat perubahan pada proyek bila diperlukan. Tujuannya adalah untuk meminimalkan efek perubahan dalam proyek pada pemenuhan tenggat waktu proyek dengan sukses. Perubahan yang diusulkan diperiksa untuk menentukan tingkat risiko dalam memodifikasi proyek. Setelah ditentukan bahwa perubahan akan menambah nilai dan tidak memerlukan modifikasi besar, itu diimplementasikan. Jika perubahan yang diusulkan diperlukan tetapi memerlukan modifikasi rencana proyek, permintaan perubahan diajukan oleh pemohon, biasanya anggota tim atau pelanggan.
Beberapa masalah atau permintaan untuk perubahan rencana proyek seringkali tidak dapat dihindari. Biasanya, rencana manajemen perubahan proyek telah ditentukan sebelumnya sebelum proyek dimulai. Hal ini memungkinkan cara sistematis untuk menangani perubahan proyek dan membuat revisi yang menggerakkan tujuan dan sasaran proyek ke depan.
Ketika perubahan dalam proyek diusulkan, dampak dari modifikasi perubahan dinilai. Memiliki rencana manajemen perubahan proyek dapat memberikan kekompakan untuk memastikan proyek yang diselesaikan akan memenuhi kebutuhan pelanggan. Pengaruh perubahan proyek yang diusulkan biasanya dianalisis untuk salah satu dari tiga hasil:
Pertama, kelayakan perubahan yang diminta dipertimbangkan. Permintaan perubahan diukur terhadap apakah perubahan dapat terjadi atau tidak tanpa memodifikasi rencana proyek. Perubahan dapat diimplementasikan sesegera mungkin jika faktor-faktor seperti kriteria pelanggan, ruang lingkup proyek, jadwal, atau anggaran tidak memerlukan modifikasi.
Kedua, perubahan mungkin sesuai tetapi memerlukan modifikasi rencana proyek. Perintah manajemen perubahan proyek umumnya diselesaikan oleh pemohon. Urutan perubahan menggambarkan perubahan yang diusulkan dan mendefinisikan area proyek yang terkena dampak. Informasi ini dapat mencakup spesifikasi biaya dan kemungkinan risiko terhadap hasil proyek. Manajer proyek menggabungkan perubahan dan mengubah rencana proyek untuk mencerminkan modifikasi.
Akhirnya, mungkin diputuskan bahwa beberapa perubahan yang diusulkan dari pelanggan atau anggota tim tidak perlu diadopsi. Dapat ditentukan bahwa menerapkan perubahan tidak menambah nilai proyek. Dalam hal ini, permintaan dipindahkan ke daftar masalah proyek dan diselesaikan dengan pemohon di kemudian hari.
Para pemain proyek kunci biasanya bertanggung jawab atas proses manajemen perubahan proyek. Biasanya, manajer proyek dan sponsor — penghubung antara manajemen dan tim proyek — harus menyetujui perintah perubahan sebelum perubahan dalam proyek terjadi. Pelanggan juga harus menandatangani jika perubahan yang diusulkan akan mempengaruhi mereka.