Manajemen penggajian adalah proses yang digunakan perusahaan untuk memberi kompensasi kepada pekerja atas kerja mereka. Proses ini juga mencakup pemotongan pajak gaji seperti pendapatan, jaminan sosial, dan pengangguran, serta garnishment. Banyak perusahaan menggunakan paket perangkat lunak bisnis atau akuntansi yang terkomputerisasi untuk membantu mereka menjalankan fungsi bisnis ini. Manajer penggajian dan juru tulis di departemen sumber daya manusia biasanya menyimpan file karyawan di mana perusahaan memiliki catatan tertulis untuk mendukung pemotongan yang dipotong dari gaji karyawan.
Perusahaan biasanya mengembangkan sistem manajemen penggajian standar untuk memastikan semua karyawan mengisi dokumen yang diperlukan untuk bekerja di perusahaan. Informasi ini berisi informasi pribadi yang berkaitan dengan identitas nasional seseorang, tempat tinggal, dokumentasi pengalaman, dan dokumen pajak. Dokumen dapat berhubungan dengan federal, negara bagian, atau lembaga pemerintah lokal. Perusahaan harus memelihara dokumen-dokumen ini dalam sistem manajemen penggajian mereka selama karyawan bekerja untuk perusahaan dan selama beberapa tahun setelah perusahaan atau karyawan memutuskan hubungan kerja.
Banyak paket atau aplikasi perangkat lunak bisnis dan akuntansi berisi modul penggajian yang dapat digunakan perusahaan untuk manajemen penggajian. Modul-modul ini dapat membantu mengotomatiskan sistem yang menghitung pajak gaji dan pemotongan upah. Sebagian besar paket perangkat lunak dan aplikasi di pasaran saat ini memungkinkan perusahaan untuk memperbarui modul penggajian mereka setiap kali ada perubahan pada undang-undang pajak penggajian. Ini menghemat waktu perusahaan, terutama jika perusahaan memiliki beberapa lokasi nasional atau internasional. Modul-modul ini juga dapat membantu perusahaan memisahkan sistem manajemen penggajian mereka berdasarkan kelas pekerja, seperti gaji, per jam atau klasifikasi lainnya.
Pemilik bisnis harus berkonsultasi dengan pengacara untuk memastikan sistem manajemen penggajian mereka mencakup semua dokumentasi terkait untuk mempekerjakan pekerja, memelihara informasi penggajian, dan memberhentikan karyawan. Dokumen hukum yang terkait dengan manajemen penggajian dapat dengan cepat menjadi membosankan dan membutuhkan banyak waktu dan upaya untuk tetap lurus. Pemilik yang tidak memperbarui catatan penggajian dapat menghadapi hukuman berat dari lembaga pemerintah terkait informasi penggajian. Hal ini tidak hanya dapat membebani pemilik modal dalam jumlah besar, tetapi juga dapat memaksa bisnis yang lebih kecil mengalami kebangkrutan.
Usaha kecil atau pemilik dengan sedikit pengalaman dalam penggajian dapat mengalihdayakan proses ini ke pihak ketiga. Sementara penggajian outsourcing tidak membebaskan tanggung jawab perusahaan sepenuhnya, ini dapat membantu pemilik menghindari menyelesaikan sebagian besar dokumen yang berkaitan dengan penggajian. Pemroses pihak ketiga juga menawarkan kepada perusahaan kemampuan untuk melakukan pemeriksaan latar belakang atau kredit pada calon karyawan, yang dapat membantu membatasi atau melarang masalah di masa mendatang dari pekerja yang licik atau tidak puas.