Manajemen kapasitas adalah proses atau metode yang dirancang untuk mengidentifikasi dan menjaga keseimbangan ideal antara efisiensi operasi bisnis dan kepuasan yang diterima pelanggan dari barang dan jasa yang ditawarkan oleh bisnis itu. Tujuannya adalah untuk menjalankan bisnis pada tingkat kapasitas yang optimal, baik dalam hal efisiensi operasi dan keuntungan yang diperoleh dari produksi setiap unit, sementara juga mengambil langkah-langkah untuk mendapatkan dan mempertahankan pelanggan yang setia dan puas dalam jangka panjang. Manajemen kapasitas dapat merujuk pada keseluruhan fungsi bisnis, atau fokus pada area operasi tertentu, seperti kualitas dan kinerja upaya teknologi informasi di dalam perusahaan.
Jika mengacu pada fungsi TI, manajemen kapasitas adalah proses yang digunakan untuk mengelola fungsi teknologi informasi dengan cara yang mencapai beberapa tujuan. Pertama, manajemen kinerja jaringan dipertahankan pada tingkat kapasitas yang membuat berbagi data internal dan komunikasi seefisien mungkin, mengingat keterbatasan aplikasi perangkat keras dan perangkat lunak saat ini dalam struktur perusahaan. Pada saat yang sama, manajemen kapasitas TI jenis ini juga akan melihat bagaimana fungsi jaringan dalam hal menawarkan layanan dan dukungan pelanggan kapan dan sesuai kebutuhan. Ini mungkin termasuk pengembangan fungsi penjawab otomatis dalam pemrograman email yang secara otomatis merutekan email pengakuan ke pelanggan mana pun yang mengajukan pertanyaan melalui media itu. Profesional TI juga dapat mengambil langkah-langkah untuk menerapkan pemrograman yang membantu meminimalkan waktu tunggu saat pelanggan menelepon ke pusat layanan pelanggan dengan pertanyaan atau masalah.
Prinsip umum yang sama dari manajemen kapasitas juga dapat diterapkan di sektor lain dari operasi bisnis. Sebuah perusahaan dapat mengerjakan ulang lantai produksi di mana barang diproduksi, dalam upaya untuk meningkatkan jumlah unit yang diproduksi setiap jam. Sambil menilai dampak dari desain ulang lantai produksi, perusahaan juga akan memastikan bahwa perubahan tersebut tidak berdampak buruk pada kualitas unit yang diproduksi. Akibatnya, kapasitas produksi lantai meningkat, sementara kapasitas untuk kepuasan pelanggan tetap pada tingkat yang sama.
Manajemen kapasitas adalah tugas yang diperlukan untuk setiap bisnis yang ingin tetap kompetitif di pasar. Tanpa mengambil langkah untuk melakukan analisis kinerja pada berbagai komponen bisnis, serta bisnis secara keseluruhan, tidak ada peluang untuk terlibat dalam tugas penyetelan kinerja. Bisnis yang tidak selalu mengevaluasi apakah beroperasi pada kapasitas optimal atau tidak pada akhirnya akan kehilangan pelanggan karena pesaing, dan tidak dapat mengimbangi kerugian tersebut dengan pelanggan baru.