Menjalankan perusahaan jauh lebih rumit daripada sebelumnya, dalam banyak hal penting. Tuntutan waktu dan usaha para eksekutif perusahaan lebih tinggi dari sebelumnya, namun kebutuhan karyawan juga lebih tinggi.
Teknologi modern tersedia untuk memenuhi kebutuhan baru ini. Salah satu bentuk utama dari bantuan teknologi ini adalah Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia, atau HRMS. Aplikasi perangkat lunak yang praktis ini membantu majikan yang terburu-buru mengurus sejumlah fungsi sumber daya manusia hanya dengan menggunakan satu alat praktis. Daripada melacak kehadiran karyawan dalam satu program database dan ulasan kinerja karyawan dalam program pengolah kata lain, pemberi kerja dapat menggunakan HRMS untuk menggabungkan semua data itu ke dalam satu sistem profil karyawan yang nyaman.
Dengan menggunakan HRMS, pemberi kerja dapat mengonfigurasi sistem penggajian dan tunjangan, membuat dan mengelola sistem pelatihan, dan bahkan melacak tinjauan kinerja. Aplikasi menjalankan keseluruhan dari pelacak waktu dan kehadiran yang sederhana hingga seluruh rangkaian sistem pelacakan dan data. Beberapa dari aplikasi ini dapat disesuaikan, memungkinkan pemberi kerja untuk melacak data seperti riwayat pribadi, keterampilan, dan preferensi tempat kerja karyawan. Pelacakan data elektronik semacam ini membuat pengelolaan kebutuhan karyawan menjadi lebih mudah dan memungkinkan pemberi kerja untuk fokus pada kebutuhan lain. Dalam beberapa kasus, menggunakan HRMS dapat berarti mengurangi satu karyawan yang harus dipekerjakan oleh pemberi kerja.
Bahkan jika pemberi kerja memiliki direktur sumber daya manusia, HRMS dapat merampingkan proses melacak data penggajian, tunjangan, dan tinjauan karyawan. Paling tidak, suite HRMS dapat membantu menghilangkan kebutuhan akan dokumen sumber daya manusia. Dan semakin besar perusahaan, semakin tinggi jumlah karyawan dan semakin banyak SDM yang diperlukan.
Aplikasi HRMS tertentu juga memungkinkan karyawan untuk mengelola bagian tertentu dari profil data mereka sendiri. Misalnya, beberapa universitas menggunakan suite HRMS di mana karyawan dapat memperoleh akses terbatas untuk mengubah informasi kontak dasar seperti nama, alamat, dan nomor telepon. Aplikasi HRMS lain yang lebih rumit memungkinkan akses karyawan yang memenuhi syarat ke daftar pekerjaan perusahaan, baik untuk melihat maupun melamar.