Di setiap bisnis penerbitan, salah satu orang terpenting di sisi produksi adalah editor salinan. Majalah dan surat kabar, khususnya, tidak dapat berjalan tanpa mata elang editor, bahkan di zaman pemeriksaan ejaan, pemeriksaan tata bahasa, dan pemeriksaan penulisan ini. Mereka melakukan koreksi materi, tetapi mereka mungkin juga menawarkan saran untuk mengedit konten.
Seorang copy editor yang baik mungkin memiliki gelar dalam bahasa Inggris atau jurnalisme. Apa pun gelarnya, dia akan memiliki keterampilan menulis yang kuat, tetapi yang lebih penting, keterampilan mengedit yang baik juga. Pengeditan yang baik melibatkan kemampuan untuk menulis ulang suatu bagian sehingga terdengar lebih baik, tetapi tidak merusak “suara” penulis. Editor yang baik juga memiliki keterampilan tata bahasa yang kuat. Wartawan tanpa gelar jurnalistik atau bahasa Inggris dapat membuat kesalahan tata bahasa yang serius, dan editor salinan harus waspada untuk menangkap kesalahan ini sebelum mereka mencetaknya.
Sebuah publikasi, khususnya surat kabar, hidup dan mati berdasarkan keakuratan yang dirasakan. Jika orang mulai memperhatikan banyak kesalahan tata bahasa dan kalimat dengan kata-kata yang buruk, mereka akan mulai bertanya-tanya apakah publikasi tersebut dapat meluruskan faktanya jika bahkan tidak dapat menangkap kesalahan dalam penggunaan tanda kutip. Ketika keraguan ini muncul, sirkulasi bisa mulai turun.
Di sebagian besar publikasi, editor salinan adalah mata terakhir dari sebuah cerita. Penulis menyusun cerita dan, mudah-mudahan, melakukan pengeditan awal dan menjalankan pemeriksaan ejaan. Editor penulis kemudian membacakan cerita, membuat perubahan di sana-sini, tetapi biasanya lebih mementingkan konten daripada mekanik. Ketika copy editor mendapatkan cerita, dia peduli dengan keduanya.
Setiap orang telah melihat cerita di surat kabar dan majalah yang paragrafnya berulang atau kesalahan mencolok lainnya. Seorang copy editor yang waspada dapat mencegah kesalahan-kesalahan itu agar tidak sampai ke pers. Inilah sebabnya mengapa penting bagi orang tersebut untuk mencetak salinan fisik halaman, daripada membacanya di komputer sepanjang waktu. Sebuah hard copy halaman memungkinkan editor untuk melihat seluruh artikel, bukan hanya potongan pada suatu waktu.
Editor salinan memeriksa cerita dengan hati-hati untuk kesalahan ejaan, kesalahan pemformatan, dan kesalahan konten. Dia akan memeriksa untuk melihat bahwa nama tempat lokal dieja dengan benar dan mencari seratus hal lainnya. Sebagian besar juga menulis judul berita, jadi mereka harus memikirkan judul artikel yang tepat dan akurat.
Orang ini juga bertanggung jawab untuk menempatkan cerita di halaman dan untuk desain halaman dalam banyak kasus. Dia memeriksa untuk melihat bahwa artikel masuk ke halaman secara keseluruhan dan bahwa, jika mereka melanjutkan di halaman lain, mereka memang “melompat” ke halaman itu. Paragraf yang dihapus di ujung kolom dan lompatan yang hilang membuat editor salinan gelisah.
Editor salinan yang baik juga memeriksa fakta yang tampak meragukan. Dia memeriksa angka-angka dalam cerita untuk memastikan mereka benar dan memastikan bahwa gambar yang benar berjalan dengan keterangan yang tepat, dengan semua orang dalam gambar diidentifikasi dengan benar. Singkatnya, tugas orang ini adalah memastikan bahwa setiap halaman, setiap artikel, cerita, ringkasan, kata, dan judul benar. Karena tanggung jawab atas kesalahan selalu ada di kepalanya, itu adalah pekerjaan yang sulit. Namun, ketika dilakukan dengan baik, perusahaan memiliki publikasi yang bisa dibanggakan.