Dokumen yang sesuai mematuhi syarat dan ketentuan yang terkait dengan letter of credit, yang memungkinkan bank untuk melepaskan pembayaran kepada penjual atas nama pembeli. Letter of credit digunakan dalam transaksi perdagangan, khususnya internasional, untuk memfasilitasi pergerakan dana dan menawarkan perlindungan kepada kedua pihak yang terlibat. Berdasarkan persyaratan, ketika penjual mengirimkan barang ke pembeli dan menyiapkan dokumentasi, dapat disajikan ke bank untuk pembayaran. Bank memeriksa dokumen-dokumen ini untuk menentukan apakah mereka patuh, dan mengeluarkan pembayaran.
Proses ini dimulai dengan kesepakatan antara pembeli dan penjual, yang akan mencakup penjelasan rinci tentang barang yang dijual. Ini digunakan dalam pembuatan letter of credit, sehingga bank memiliki sesuatu untuk dibandingkan dengan dokumen yang disajikan oleh penjual. Dokumentasi saat dirakit harus lengkap, dan harus sesuai dengan deskripsi pesanan yang diberikan ke bank oleh pembeli. Perbedaan dapat mengakibatkan penolakan, dan tidak ada pembayaran untuk penjual.
Bank cenderung sangat berhati-hati saat memeriksa dokumentasi, karena mereka ingin memberikan jaminan kepada pembeli bahwa pembayaran tidak akan dikeluarkan untuk pengiriman yang salah. Hal ini terkadang dapat mengakibatkan penolakan karena alasan yang relatif kecil. Misalnya, pesanan tekstil mungkin menggambarkan warna kain sebagai “salmon” dalam dokumen yang dikirim ke bank, sementara penjual menggambarkannya sebagai “merah muda”. Bank dapat memutuskan bahwa pesanan tidak lagi sesuai, dan akan menahan pembayaran.
Sebelum penjual mengirimkan paket informasi ke bank, mereka dapat memeriksa ketidaksesuaian yang dapat menyebabkan bank menolak pembayaran. Dokumen yang sesuai harus menjelaskan pengiriman secara akurat dan benar, tanpa pemalsuan. Penjual dapat berkonsultasi dengan perjanjian penjualan asli untuk memastikan mereka mengirimkan apa yang diminta pembeli dan untuk memeriksa varian kecil yang mungkin menyebabkan masalah dengan pemrosesan pembayaran. Jika bank memutuskan penjual tidak menyerahkan dokumen yang sesuai, maka transaksi perlu diproses lagi.
Istilah “dokumen yang sesuai” juga digunakan dalam beberapa cara lain. Pelancong perlu menyimpan dokumen yang sesuai untuk melintasi perbatasan, misalnya, dengan semua fitur yang diperlukan untuk lulus pemeriksaan pabean. Ini dapat mencakup foto yang jelas, informasi demografis terperinci, dan prangko serta dukungan yang sesuai. Dokumen mungkin juga harus mematuhi kode dan protokol yang ditetapkan oleh lembaga agar dapat diterima untuk kegiatan seperti mengajukan permohonan hibah.