Alur kerja adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan langkah-langkah suatu proses. Istilah ini digunakan di setiap organisasi di mana produk, dokumen, atau ide, berpindah di antara lokasi atau departemen. Dalam arti tertentu, alur kerja dapat dipahami sebagai gambaran dari pekerjaan aktual yang dilakukan untuk membawa suatu proses ke penyelesaian. Dokumen alur kerja adalah setiap laporan atau analisis yang menjelaskan tahapan proses, serta keuangan, sumber daya, dan informasi yang disertakan dalam proses tersebut. Dokumen yang melewati tahapan proses, seperti tagihan, klaim asuransi, atau faktur, juga dapat dianggap sebagai dokumen alur kerja.
Manajer yang ingin mengoptimalkan operasi dapat menghasilkan dokumen alur kerja. Dokumen-dokumen ini mungkin mencantumkan departemen dan pekerja yang dilalui proyek dalam perjalanannya menuju penyelesaian. Dokumen juga dapat berisi daftar sumber daya, bahan, dan peralatan yang digunakan di setiap tahapan alur kerja. Dokumen alur kerja juga dapat membantu manajer untuk memahami tahapan proses mana yang paling mahal.
Dokumen yang menggambarkan komponen dan tahapan alur kerja dapat digunakan untuk penganggaran. Manajer dapat menentukan berapa biaya produksi suatu produk dan juga memutuskan departemen atau area yang dapat dirampingkan. Proses audit internal juga dapat mencakup penggunaan dokumen alur kerja. Akuntan manajerial dapat menyajikan data keuangan yang diperoleh dari dokumen alur kerja.
Dalam konteks manufaktur, dokumen alur kerja dapat digunakan untuk mengoptimalkan proses produksi. Misalnya, dokumen alur kerja dapat disusun menggunakan perangkat lunak manajemen alur kerja khusus. Ketika seorang desainer membuat model dan bill of material, dokumen tersebut dapat secara otomatis diteruskan ke seorang profesional yang bertanggung jawab untuk tahap berikutnya.
Dokumen-dokumen ini juga digunakan dalam komunitas ilmiah. Spesialis medis, misalnya, mungkin menghasilkan dokumen alur kerja yang menggambarkan aktivitas otak. Dokumen alur kerja juga dapat dibuat untuk menggambarkan hubungan antara pengguna dan mesin.
Ketika dokumen alur kerja menjelaskan item yang melewati tahapan proses, biasanya mengacu pada pembayaran atau layanan yang harus disetujui oleh para profesional di sejumlah departemen yang berbeda. Misalnya, jika seorang manajer departemen menemukan bahwa dia membutuhkan komputer baru, manajer tersebut mungkin menyiapkan dokumen daftar biaya. Dia kemudian dapat meneruskan dokumen itu ke rantai komando untuk menerima persetujuan.
Perusahaan asuransi juga menggunakan dokumen alur kerja. Dalam kasus ini, klaim diajukan oleh klien. Klaim dapat diteruskan ke penjamin emisi. Penjamin emisi kemudian dapat memberikannya kepada manajer atau eksekutif yang menggunakan penelitian dan analisis yang dihasilkan oleh penjamin emisi untuk menyetujui tarif.