Daftar aset adalah alat akuntansi yang digunakan untuk melacak dan aset individu atau organisasi. Ada beberapa gaya dan variasi yang berbeda, dan register akan terlihat berbeda tergantung pada spesifikasi dari apa yang direkam. Contoh paling dasar tidak lebih dari log, dan ini dapat direkam di atas kertas atau di buku catatan. Register yang lebih canggih disimpan secara elektronik, seringkali dengan menggunakan perangkat lunak pelacakan canggih yang dapat menjelaskan hal-hal seperti fluktuasi nilai dari waktu ke waktu dan proyeksi kewajiban pajak. Jenis register yang paling umum mungkin adalah daftar aset tetap (FAR), yang hanya melacak aset tetap. Alternatifnya adalah register “saat ini”, yang melacak aset yang lebih lancar seperti uang tunai yang masuk dan keluar dengan lebih teratur.
Pengertian Aktiva Tetap
Aset tetap umumnya didefinisikan sebagai aset yang tidak mudah diubah menjadi uang tunai. Kavling tanah, bangunan, mesin, dan kendaraan adalah beberapa contoh yang paling umum. Kekayaan intelektual biasanya juga termasuk; ini mengacu pada aset yang tidak berwujud, termasuk paten, hak cipta, merek dagang, dan niat baik. Sementara daftar saat ini akan berisi barang-barang seperti persediaan, aset prabayar dan uang tunai, hanya aset yang merupakan bagian standar dari aktivitas penyusutan organisasi yang termasuk dalam FAR.
Tujuan utama
Salah satu tujuan terpenting dari daftar aset adalah untuk menyederhanakan pencatatan. Dokumen tersebut menjadi acuan untuk tujuan bisnis dan untuk pelacakan aset, dan juga dapat digunakan untuk tujuan penyusutan. Ketika organisasi menghitung penyusutan untuk aset tetap, daftar diperbarui. Ini menawarkan daftar lengkap di satu lokasi semua aset, yang menyediakan cara mudah bagi akuntan untuk menemukan informasi mengenai aset dan nilainya.
Register juga sangat membantu ketika perusahaan menghitung depresiasi. Ini adalah bagian standar akuntansi di mana sebagian dari nilai setiap aset dibebankan untuk periode tertentu. Penyusutan umumnya dihitung setiap tahun untuk tujuan pajak dan asuransi. FAR berisi nama setiap aset dan nilai buku aset. Dalam akuntansi, “nilai buku” suatu aset adalah nilai asli aset dikurangi jumlah total yang disusutkan.
Pelacakan Aset dan Inventaris
Banyak perusahaan menggunakan register sebagai cara melacak aset di berbagai departemen dan divisi. Organisasi terkadang melakukan inventarisasi untuk memverifikasi keberadaan semua aset dan untuk menyimpan daftar induk tentang apa yang disimpan dan di mana. Idealnya, daftar itu harus memuat setiap aset yang dimiliki perusahaan. Dalam kebanyakan kasus, seorang karyawan mencocokkan setiap item pada daftar dengan aset aktual yang dimiliki.
Kegunaan untuk Audit
Auditor juga menggunakan register ini sebagai bagian dari prosedur audit standar. Sangat penting dalam organisasi bahwa daftar itu benar-benar akurat. Auditor memverifikasi keberadaan aset menggunakan metode acak. Ketika ini terjadi, auditor memilih aset dari daftar dan secara fisik memeriksa aset tersebut. Proses verifikasi ini digunakan untuk memastikan bahwa pembukuan organisasi sudah tepat.
Dasar-dasar Penciptaan
Saat membuat register pada awalnya, organisasi biasanya menggunakan pendekatan sistematis dengan aset yang terdaftar dalam urutan abjad atau, mungkin, berdasarkan lokasi. Apapun metode yang dipilih, sistem pelabelan sering diperlukan. Ini terdiri dari pelabelan aset dengan nomor yang mudah dibaca. Angka-angka ini juga dicantumkan dalam register untuk memudahkan penentuan lokasi fisik aset. Ketika perusahaan memiliki sejumlah besar aset yang berbeda, pelabelan aset sangat penting dalam proses verifikasi aset.
Sebagian besar organisasi menggunakan program perangkat lunak yang dirancang khusus untuk melacak aset. Sebuah program perangkat lunak membantu mengatur daftar aset dan dibuat secara unik untuk memungkinkan akuntan kemampuan untuk melacak setiap item dan nilai masing-masing. Organisasi lain melacak kepemilikan melalui program spreadsheet atau templat daftar aset.