Catatan akuntansi adalah informasi yang ditambahkan ke laporan keuangan untuk memperjelas atau memperluasnya untuk kepentingan pembaca. Catatan akuntansi dapat diformat dan disajikan dalam beberapa cara yang berbeda. Sebagian besar perangkat lunak akuntansi memiliki sistem untuk memasukkan catatan akuntansi dan orang juga dapat memasukkan catatan dalam buku besar dan catatan lain yang dikelola dengan tangan. Jika ada catatan akuntansi, penting untuk meninjaunya saat memeriksa catatan akuntansi karena dapat memberikan informasi penting.
Format dasar untuk menyimpan catatan akuntansi cukup kaku. Ini dapat menciptakan situasi di mana ada informasi yang diperlukan tetapi tidak ada tempat yang nyaman untuk meletakkannya. Dalam kasus ini, catatan akuntansi digunakan untuk memberikan informasi dengan cara yang akan dipahami oleh pembaca. Catatan ini disajikan bersama dengan sisa akun sehingga dapat dipertimbangkan oleh orang yang meninjau akun.
Catatan akuntansi dapat memberikan informasi kontekstual yang membuat entri akuntansi lebih mudah dipahami. Ini dapat menjelaskan atau memperluas sepotong informasi sehingga pembaca memahami mengapa itu disertakan dan bagaimana akuntan sampai pada nomor tertentu. Hal ini juga dapat memberikan informasi tentang perubahan istilah yang mungkin mempengaruhi entri akuntansi. Saat membuat entri akuntansi, orang memutuskan apakah informasi tambahan relevan atau penting, dan dapat memilih untuk menambahkan catatan akuntansi untuk mengomunikasikan informasi tersebut sesuai kebutuhan.
Penggunaan lain dari catatan akuntansi dapat dalam sistem akuntansi yang digunakan oleh perusahaan besar di mana banyak orang yang berbeda memiliki akses ke catatan dan harus dapat mengkomunikasikan informasi. Catatan dapat digunakan untuk melacak interaksi dengan pelanggan atau perusahaan tertentu dan untuk memberikan informasi latar belakang yang mungkin berguna bagi orang-orang di departemen lain. Misalnya, catatan klien dapat mencakup catatan akuntansi yang menyatakan bahwa klien sedang mengerjakan rencana pembayaran untuk mendapatkan yang terbaru, atau bahwa bagian dari akun klien telah diampuni dan tidak lagi dianggap terutang.
Terkadang entri akuntansi ditandai dengan nomor superskrip kecil yang sesuai dengan catatan kaki yang ditemukan di bagian bawah atau akhir laporan. Dalam kasus lain, catatan akuntansi dapat dimasukkan dalam baris yang sama dengan entri untuk membuatnya lebih mudah dilihat. Catatan akuntansi juga dapat memberikan konteks sejarah yang berguna; sejarawan mendapatkan lebih banyak dari buku besar akuntansi beranotasi daripada catatan akuntansi singkat.