Alur kerja persetujuan adalah proses bisnis yang memerlukan persetujuan karyawan lain, seperti manajer, sebelum melanjutkan atau menyelesaikan. Contoh alur kerja persetujuan termasuk meminta anggota departemen hukum menandatangani iklan baru sebelum dicetak atau meminta persetujuan manajer untuk pengeluaran karyawan yang melebihi jumlah tertentu. Banyak perusahaan menggunakan perangkat lunak alur kerja bisnis untuk mengotomatiskan alur kerja persetujuan.
Alur kerja persetujuan bisa sespesifik yang diperlukan. Kriteria untuk proses alur kerja persetujuan dapat mencakup jumlah transaksi, potensi nilai penjualan, dan jenis karyawan yang menangani tugas tersebut. Masalah lain yang dapat memicu persetujuan termasuk lamanya waktu seorang karyawan bekerja untuk perusahaan atau sifat tugas yang dilakukan karyawan. Beberapa kriteria dapat digabungkan untuk memicu persetujuan juga.
Dalam perangkat lunak alur kerja, alur kerja persetujuan dapat memicu sejumlah peringatan. Orang yang harus memberikan persetujuan dapat menerima email, pesan teks, peringatan pop-up, atau pesan di dalam perangkat lunak itu sendiri. Tugas atau dokumen yang memerlukan persetujuan dapat dibekukan sampai disetujui atau mungkin tetap tersedia untuk diedit oleh orang lain. Pemberi persetujuan dapat menyetujui permintaan, menolaknya, atau meneruskannya ke karyawan lain. Dalam beberapa sistem, satu alur kerja persetujuan mungkin memerlukan beberapa persetujuan. Misalnya, setelah seorang manajer menyetujui kontrak, kontrak tersebut mungkin memerlukan persetujuan dari pengacara perusahaan.
Berbagai kemungkinan harus dipertimbangkan saat membangun alur kerja persetujuan. Misalnya, persetujuan harus memiliki tenggat waktu, setelah itu permintaan persetujuan diteruskan ke calon pemberi persetujuan lainnya. Tenggat waktu harus mempertimbangkan prioritas tugas dan tenggat waktu terkait lainnya. Misalnya, jika grafik harus sudah ada di printer pada hari Jumat agar siap untuk pameran dagang yang akan datang, alur kerja persetujuan lengkap yang terkait dengan grafik tersebut harus selesai pada hari Jumat. Perangkat lunak alur kerja juga harus mengetahui hari libur dan hari sakit pemberi persetujuan sehingga permintaan persetujuan tidak tertunda.
Alur kerja persetujuan dapat menambahkan nilai ke alur kerja materi iklan atau bisnis yang sudah ada. Itu dapat menciptakan konsistensi dengan selalu meminta persetujuan ketika kondisi tertentu terpenuhi, alih-alih mengandalkan ingatan manusia untuk mengingat kapan dan dari siapa meminta persetujuan. Alur kerja persetujuan juga dapat menjamin bahwa karyawan baru yang tidak berpengalaman tidak membuat kesalahan mahal tertentu. Ini dapat membantu memastikan bahwa karyawan yang tidak bermoral tidak dapat memproses penjualan palsu atau mengabaikan prosedur yang telah ditetapkan juga.