Mjukvara för researrangörer är gjord för att hjälpa rese- och resebyråer att organisera sina affärsinsatser och effektivt betjäna kunder. Att observera försäljning är avgörande för resebranschen, eftersom detta låter researrangörerna veta vilka turer som är populära och vilka som inte är det. Den bästa researrangörsmjukvaran kommer sannolikt att ha en funktion mot överbokning, som kan hjälpa till att säkerställa att kunder inte besväras av en överbokad resa. Resebyråer behöver marknadsföring för att få kunder intresserade av att ta resor eller turer, och researrangörsprogram med specialiserade marknadsföringsverktyg kan hjälpa till med marknadsföringsinsatser. Kunder har ofta frågor om turer, och att inte svara på dessa frågor kan vara ett fruktansvärt affärsdrag, så programvara som hjälper kommunikationsinsatser kan vara fördelaktigt.
Att övervaka försäljningen är viktigt för alla företag och med resebyråer kan operatörerna veta vilka turer som är populära eller impopulära. Genom att veta detta kan operatörer spara pengar genom att göra sig av med impopulära turer och kanske till och med tjäna pengar genom att fokusera mer på de populära turerna. Att skaffa researrangörsprogram med försäljningsspårning kan förhindra att byråer gör kostsamma misstag.
En resa kan bara ta emot så många människor, tack vare hotell- och transportbegränsningar. Operatörer som inte är försiktiga kan lätt överboka en resa. Detta misstag är kostsamt, eftersom överbokade kunder sannolikt kommer att bli arga över att de inte kan göra den resa de bokat och betalat för. Kunder som inte byter sin verksamhet till en annan resebyrå kommer sannolikt att förvänta sig rejäla rabatter på framtida bokningar. Researrangörens programvara som innehåller en funktion mot överbokning kommer att förhindra att detta händer, men det kan bli en onödig kostnad om byrån har noggranna operatörer som kan hålla reda på bokningar på egen hand.
Marknadsföringsresor, särskilt mot specifik demografi, kommer att hjälpa byråer att sälja. De flesta researrangörsprogram levereras med ett marknadsföringsverktyg. På grundnivå kommer detta verktyg att skicka e-postmeddelanden om nya resor till tidigare kunder. Avancerade marknadsföringsverktyg tillåter operatörer att marknadsföra endast till kunder som är intresserade av en specifik resa; till exempel, om en kund tog en resa till Brasilien förra året eller visade intresse för att åka till Brasilien, kommer brasilianska turer att marknadsföras mot den kunden. Samtidigt kan vissa avancerade marknadsföringsverktyg vara svåra för nya operatörer att plocka upp och använda effektivt.
Kunder har vanligtvis en konstant ström av frågor om turer och resor, och att inte svara på dessa frågor kan vara ett dåligt affärsdrag. Researrangörens programvara bör komma med en kommunikationsmodul som spårar all kommunikation från företagets webbplats, e-post, fax och telefonsamtal. Att ha en avancerad kommunikationsspårare kan hjälpa ett företag att svara på alla frågor. Människor bör se till att programvaran fungerar med alla företagets kommunikationskanaler innan de väljer turnéprogramvara.