Att välja den bästa medicinska transkriptionsmjukvaran beror i första hand på transcriptionistens behov. Program kommer med ett brett utbud av funktioner och i olika komplexitetsnivåer. Programvaran bör också följa alla lagar och förordningar kopplade till sjukvårdsrelaterad information. Det är också tillrådligt att fastställa kompatibilitetskraven för kunder innan du köper ett program.
En av de viktigaste egenskaperna hos medicinsk transkriptionsprogramvara är att den överensstämmer med lokala bestämmelser för kommunikation av sjukvårdsrelaterad information. Till exempel, i USA skyddas patienter av Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). Denna kongressakt garanterar patienterna en viss integritetsstandard via standardiserade metoder för att säkra hälsoinformation. Det finns också nationella standarder för kommunikation av hälsoinformation som måste följas. En transcriptionist kan behöva köpa programvara som är kompatibel med bestämmelser som dessa för att kunna fortsätta i affärer.
Det finns ett brett utbud av funktioner tillgängliga i medicinsk transkriptionsprogramvara. Sammantaget är de inriktade på att hjälpa transkriptionisten att slutföra projekt så snabbt som möjligt med bibehållen noggrannhet, eftersom många arbetare inom detta område får betalt per timme. Program varierar i hur de fångar, bearbetar och organiserar ljudfiler.
Programvara med ordet expander-funktionen kan hjälpa till att påskynda skrivprocessen. Den känner igen ord inom de första knapptryckningarna och fyller i resten av bokstäverna. Transcriptionisten börjar skriva in vanliga termer som ska användas i dokumentet, och varje gång transcriptionisten börjar skriva fyller programmet i ordet. Ordutvidgare fungerar med såväl förkortningar som fullständiga termer.
Medicinsk transkriptionsprogramvara kan också programmeras för att fånga ljud på flera sätt. De flesta program accepterar olika typer av digitala filer som de som laddas ner från filöverföringsprotokoll (FTP), datastick eller cd-skiva. Andra program kan använda röstinfångningsteknik för att hämta ljud från externa källor som röstmeddelanden.
En annan typ av medicinsk transkriptionsprogram använder taligenkänningsteknik för att överföra ljud till text. Många program infogar också skiljetecken. Även om denna typ av programvara kan hantera det mesta av transkriptionsprojektet, är det fortfarande viktigt för transkriptionsmannen att kontrollera hela texten för korrekthet. Det är troligt att åtminstone några skiljetecken också måste läggas till.
Det finns också programvara tillgänglig för medicinska transkriptionister under utbildning. Ett typiskt program kommer att guida användaren både genom att lära sig processen att transkribera effektivt och att utveckla en stark medicinsk termordförråd. De flesta produkter ger också möjligheter till guidad praktik i ett brett utbud av medicinska journalformat.