Mjukvara för affärsprocessmodellering är dyr att köpa och det kräver utbildning, tid och ansträngning att implementera. Programvaran måste tjäna organisationen under ett antal år. Användning av programvaran kommer att påverka organisationens affärsprocess. Det är viktigt att organisationer noggrant utvärderar sina tekniska, funktionella och supportbehov och jämför utbudet från flera leverantörer av programvara för affärsprocessmodellering för att välja den som ger bäst värde.
En organisation kanske vill först etablera ett utvärderingsteam för små företagsprocesser för att fastställa organisationens behov och utveckla en begäran om förslag (RFP). Teamet kan bestå av ledning och anställda som har en rad expertis inom de områden som kommer att påverkas av programvaran. En anbudsförfrågan producerad av detta team kan skickas till ett fåtal utvalda leverantörer som verkar kunna uppfylla organisationens krav.
Utvärderingsteamet kommer att överväga programvarans egenskaper och funktionalitet och jämföra dem med organisationens behov. Typerna och formaten på modeller som produceras kommer att vara viktiga. En förmåga att generera kod från modellerna för utveckling av programvaruapplikationer kan vara avgörande i vissa situationer. Om processmodeller ska användas i mjukvaruutveckling måste modellerna som genereras av det nya systemet vara kompatibla. Andra funktioner som kan utvärderas inkluderar rapportering, dokumenthantering, formulärbyggare, affärsreglermotorer och användarhantering.
En affärsprocessserver är en speciell mjukvara som kan erbjuda möjligheten att använda processmodellerna för att utforma arbetsflöden. Teknik och människor interagerar med arbetsflödena för att hantera sina aktiviteter. Om den här funktionen behövs kan det påverka programvaruutvärderingen.
I vissa fall måste modelleringsprogramvaran uppfylla vissa industristandarder, såsom Business Process Modeling Notation. Informella standarder kan uppmuntra vissa programvaruprodukter för affärsbearbetning att accepteras väl i vissa branscher. Utvärderingsteamet kanske vill överväga programvara som framgångsrikt har implementerats i sin bransch.
Programvarusupport, både under implementering och efter installation, kan vara en viktig faktor. Programvara för affärsprocessmodellering kan vara komplex att implementera och underhålla. Utvärderingsteamet kommer att vilja avgöra om en mjukvaruleverantörs stöd är tillräckligt för organisationens behov.
Vissa organisationer kommer att kunna använda viss programvara som den är, medan andra kan behöva anpassa den. Utvärderingsteamet bör överväga om anpassning kommer att behövas för att möta organisationens krav. Anpassning ökar kostnaderna i förväg, och det kan öka kostnaderna i framtiden vid uppgradering. I allmänhet är det billigare att undvika att anpassa programvara.
Kostnaden för programvaran kommer att vara en viktig faktor. Detta bör utvärderas inte bara i termer av den initiala kostnaden, utan bör också ta hänsyn till livstidskostnaden för ägande. Vissa faktorer i livstidskostnaden kan inkludera platslicenser, underhåll, anpassningar och årliga licensförnyelser.
Att välja den bästa programvaran för affärsprocessmodellering kan hjälpa organisationen att förbättra sin avkastning på investeringen (ROI). Programvara för modellering av affärsprocesser låter organisationen fånga och kartlägga sin nuvarande affärsprocess. När ett initiativ för omstrukturering av affärsprocesser tas kan det resultera i optimering av affärsprocesser. Mjukvara för affärsprocessmodellering är en nyckelkomponent i affärsprocesshantering, som också inkluderar kartläggning av affärsprocesser och övervakning av affärsprocesser.