Ett arbetsflöde är en sekvens av steg som utförs av en eller flera personer som har utformats för att göra processen så effektiv och enkel som möjligt. Den bästa arbetsflödesmjukvaran kan vara en av två olika saker. För det första kan arbetsflödesprogramvara vara programvara som är överlägsen i att hjälpa till att designa, spåra och förbättra arbetsflödet i en organisation. Alternativt kan det vara programvaran eller paketet som är designat med så god interoperabilitet att det genom sin genomtänkta design gör arbetsflödet sömlöst och strömlinjeformat. Att välja den bästa arbetsflödesmjukvaran av de två olika typerna kräver olika tillvägagångssätt.
Den första typen av arbetsflödesprogramvara kan också vara programvara för Business Process Management (BPM) eller programvara för Project Management Software (PMS). Dessa mjukvarupaket är breda och arbetsflödet är bara en del av det de fokuserar på. Därför, för att välja den bästa, måste du utforska för att ta reda på vilken som ger arbetsflödet den behandling du behöver. Funktioner att överväga inkluderar användbarhet för dina syften, oavsett om det är proprietärt eller öppen källkod, designen och kostnaden. Det är förmodligen värt att kontrollera funktioner bortom arbetsflödet för att se om det kan vara användbart i andra aspekter av ditt företag.
Den andra typen av arbetsflödesprogramvara är antingen ett fristående program gjort med ett öga för interoperabilitet eller en svit som är väldesignad och gör det du behöver. Ett exempel på det första skulle vara arkitektonisk programvara som kan importera alla möjliga filtyper du kan behöva och exportera alla typer av filer som du kanske vill använda inom ditt företag eller dela med kunder. En mjukvaruprodukt med färre import- och exportval skulle komplicera arbetsflödet genom att kräva att arbetet konverteras i ett annat program, skannas in eller matas in igen för att upprätthålla arbetsflödet.
Ett exempel på en mjukvarusvit som skulle ge det bästa arbetsflödet kan vara en integrerad skriv- och redigeringsprogramvara med motsvarande layoutmjukvara. En väldesignad duo skulle göra en flytande och återflytande kopia lätt. Det skulle också göra det enkelt att justera layouten och se de resulterande ändringarna utan att förlora tidigare design, samt göra det enkelt att redigera material så att det passar. Att välja den här typen av programvara kräver planering för hela arbetsflödets behov och övervägande av dem alla tillsammans.