Du kan utföra en gapanalys genom att bestämma en aktuell status baserat på ett framgångsmått, besluta om en framtida framgångsnivå och ta reda på de steg som krävs för att nå dit. Analysen används ofta i affärssammanhang som en del av den strategiska planeringsprocessen. I alla sammanhang är gapanalys i slutändan ett sätt att mäta faktisk prestation mot potentiell prestation. När gapet i prestanda har definierats växlar den funktionella analysen till de olika metoderna för att överbrygga gapet.
Gapanalys kan tillämpas på ett företag som helhet, en viss avdelning, en produkt eller en process. Den kan användas i alla vanliga affärssammanhang eller i alla sammanhang där utrymme för förbättringar är en standardåtgärd. Till exempel kan ett företag analysera den nuvarande marknadspenetrationen för en produkt jämfört med en önskad nivå av framtida penetration. En skola kan i jämförelse analysera framgången för nuvarande verksamhet mot riktmärken som skolan måste uppfylla för att uppnå vissa standarder.
I vilket fall som helst är det första steget i att utföra en gapanalys att ställa in prestationsmåttet. Ett företag kan använda vilken mätbar statistik som helst, såsom lönsamhet, marknadsandelar eller försäljningsnivåer. Skolor kan använda akademiska mått, såsom standardiserade testresultat, examensfrekvenser eller kunskapsnivåer i matematik och läsning. Prestationsmåttet används för att fastställa det nuvarande eller faktiska tillståndet.
Nästa steg i en gapanalys är att fastställa en tidsperiod över vilken förändring kommer att mätas. Till exempel kan ett företag använda bruttovinstmarginal som sitt resultatmått. Den bestämmer sedan hur många år i framtiden den vill projicera potentiell prestanda. Denna tidsperiod kommer att vara speciell för varje situation. För ett företag kan det bero på företagets lageromsättning, medan en skola kan använda ett läsår eller en tidsperiod som bestäms av ett styrande organ.
För det tredje, bestäm vilken prestandanivå du förväntar dig att nå i slutet av tidsperioden. Det som skiljer detta från att bara sätta upp mål och mål i vakuumet av önsketänkande är en strategisk analys av konkurrensmässig sannolikhet. Gapanalys är bara relevant om du först avgör att en viss framtida stat är rimligt att uppnå baserat på marknadsförhållanden, eller bör vara uppnåbar baserat på etablerade standarder. Det utgår från att det finns operativa brister som måste åtgärdas eller affärsmöjligheter som ännu inte har undersökts.
Till sist, identifiera steg som behövs för att stänga gapet. Dessa steg faller vanligtvis i antingen den strategiska eller taktiska kategorin. Till exempel kommer en strategisk plan för att överbrygga en lucka i produktmarknadsandel att koncentrera sig på teorier om marknadsutveckling, penetration och diversifiering. En taktisk plan kommer att fokusera på specifika aktiviteter, som att ändra prisnivån, köra en kampanj eller placera produkten i nya butiker.