Att skriva ett vräkningsbrev handlar till stor del om att informera hyresgäster om lagen för att skydda sina egna rättigheter. Ett vräkningsbrev bör innehålla all relevant information och endast den informationen. Det är absolut nödvändigt att inkludera datumet då hyresgästen måste lämna lokalen, skälet till avhysningen och en hänvisning till relevanta lagar som reglerar hur länge hyresgästen har rätt att stanna. I vissa länder skyddar inte lagen hyresgäster, och ett vräkningsbrev är inte nödvändigt. Där hyresgäster har rättigheter kan lokala juridiska myndigheter vanligtvis ge råd om hur man skriver ett vräkningsbrev.
För att börja måste man ange sitt namn och datum på brevet. Det är viktigt att tilltala hyresgästerna med namn också. Det finns inget behov av att inkludera informella hälsningar i ett vräkningsbrev.
Först ska brevet innehålla information om varför hyresgästerna vräks. Om hyresgästerna vräkas på grund av exempelvis brott mot hyresavtalet är det viktigt att se till att tydligt dokumentera i brevet vad överträdelsen var. Man måste anteckna den exakta platsen i hyresavtalet där denna information kan hittas. Om hyresgästerna vräks för att de inte betalat hyra ska man ange hur länge hyran inte har betalats.
Därefter ska vräkningsbrevet begära att hyresgästerna ska lämna lokalen inom ett visst antal dagar. De relevanta lagarna om antalet dagar som krävs finns på en lokal domstol eller till och med ett bibliotek. Att hänvisa till dessa lagar kommer att få brevet att låta mer officiellt och kommer att säkerställa att hyresgästen inser allvaret i situationen. Om andra åtgärder också måste vidtas, såsom att städa huset eller ta bort växter, bör dessa också anges i detta avsnitt.
Det kan vara bra att ta med en varning i brevet om vad som händer om hyresgästen inte lämnar. Om man till exempel tänker ringa polisen ska detta anges i brevet. Det är inte juridiskt nödvändigt att göra detta, men det kan vara tillrådligt eftersom det kan hindra hyresgästen från att motsätta sig vräkningen.
Brevet ska avslutas med en formell valedition och ens namn. Hela brevet ska vara maskinskrivet, men det ska också signeras för hand. Om du använder ett professionellt typsnitt och affärsskrivpapper för brevet kommer det att se officiellt ut. I huvudsak bör ett meddelande om vräkning behandlas som alla andra professionella dokument och bör representera företaget som skickar det.
Efter att brevet har skrivits ska man göra en kopia för sina handlingar och få brevet levererat för hand till hyresgästerna. Det är inte nödvändigt att hyresvärden levererar brevet personligen, men det är viktigt att hyresgästerna inte kan hävda att de aldrig fått brevet. Om hyresgäster struntar i brevet kommer den kopia som har gjorts att ha betydelse för rättegången kring vräkningen. Möjligheten att handlingen kan användas i rättsliga förfaranden gör det extra viktigt att använda ett formellt språk i brevet och inte inkludera hot, orimligt språkbruk eller bevis på personliga konflikter.