Det finns ett par olika sätt att gå tillväga för att skriva ett upphörande-brev, men i de flesta fall är det tre viktiga saker du måste inkludera: ett uttalande om vad du tycker att mottagaren gör fel; vad du vill att de ska göra åt det; och vad du tänker göra om de inte följer dem. Den här typen av brev ses vanligtvis inte som ett juridiskt instrument, och som sådant behöver det normalt inte följa något fastställt format och det behöver inte lämnas in till en domstol. Det behöver inte heller vara skrivet av en advokat. På samma sätt är det ofta en bra idé att hålla din ton formell och dina uttalanden korta och professionella. Beroende på omständigheterna kan det här brevet bli grunden för en rättegång senare, och om detta inträffar ligger det i ditt intresse att brevet är så snyggt och respektfullt som möjligt. Många juridiska grupper erbjuder gratis mallar online som du kan följa, ofta med exempel på språk och modellstycken.
Identifiera dina mål
Det första du behöver göra är att identifiera problemet så exakt du kan. Det finns många anledningar till att en person kan skriva ett upphörandebrev. Personliga ärenden som trakasserier eller kontinuerliga intrång är några exempel; trakasserier från en borgenär, förtal av en person eller organisation eller otillåten användning av varumärken eller upphovsrätter är också vanliga. Den här typen av brev skickas vanligtvis när du tror att en domare skulle beordra den andra parten att stoppa talan om ärendet gick till domstol, men du vill undvika rättsliga åtgärder.
Det är också viktigt att inse vad den här typen av brev inte kan göra. Till exempel kan det faktiskt inte få någon att sluta med ett beteende – det kan bara fråga och dra uppmärksamheten till problemet. Om du skriver brevet för att stoppa ett beteende som är omedelbart farligt eller som sätter dig eller andra i fara, kan det vara klokare att söka ett mer formellt juridiskt verktyg som ett besöksförbud. Du måste också vara beredd på att mottagaren kan svara med sina egna krav. Ibland får människor den här typen av brev och ändrar helt enkelt sitt sätt, men inte alltid. Innan du sätter dig ner för att skriva bör du tänka igenom alla potentiella resultat och planera därefter.
Ange detaljerna
Det finns några grundläggande saker som alla upphör- och avstå-brev bör innehålla, som börjar med de fullständiga namnen på både dig eller organisationen du representerar och alla mottagare. Du bör också specifikt beskriva åtgärden, inklusive datum, tider och all information som är tillgänglig. I många upphovsrätts- och varumärkesärenden inkluderar brevskrivare omfattande bilagor som visar alla de påstådda olämpliga användningarna. Detta kan både belysa omfattningen av problemet och fungera som en arkiverad registrering av felaktigheter.
Om åtgärden du vill stoppa verkar bryta mot några lagar bör du också namnge dem. Du behöver inte gå in på detaljerna, men att påstå att en viss aktivitet bryter mot en viss namngiven lag är ofta mer kraftfullt och övertygande än att bara hävda något vagt som ”dina aktiviteter är olagliga.”
Ange konsekvenserna av passivitet
En annan viktig komponent i brevet är en kort redogörelse för vad du tänker göra om mottagaren inte gör som du ber om. I de flesta fall formuleras detta som ett direkt krav på att åtgärden ska stoppas, och en deadline ska vanligtvis ges. Ibland vill du att handlingen ska stoppas omedelbart; i andra fall är några veckor eller månader mer realistiskt. Mycket beror på omständigheterna. Ibland är det också en bra idé att berätta för mottagaren att du tänker lämna in en formell stämningsansökan om saker och ting inte ändras som efterfrågat.
Fokusera på handlingar, inte känslor
Det är ofta så att den här typen av brev bara skrivs när problem har pågått under en längre tid, och i dessa situationer blir känslorna ofta starka. Det är dock väldigt viktigt att du håller en neutral, formell ton. Upphörandebrevet bör inte använda kränkande eller profant språk eller hota utöver dem som följer upp inom rättssystemet. Kom ihåg att om ytterligare rättsliga åtgärder krävs kommer brevet sannolikt att bli en del av det officiella domstolsprotokollet. Detta skulle göra brevet till ett dokument som skulle granskas av domstolarna och skulle göra det till en del av offentliga register, och det skulle kunna återspegla dig dåligt om det är oprofessionellt eller mycket känslomässigt.
Tänk på formatering
Det finns egentligen inget ”fel” sätt att skriva den här typen av brev, men att fela på sidan av formaliteten är vanligtvis det bästa tillvägagångssättet. I allmänhet bör brevet vara i formatet ett affärsbrev. Ditt namn och adress, mottagarens namn och adress samt brevets datum ska föregå kroppen. Brevet bör innehålla din originalsignatur i slutet, och du bör behålla minst en kopia av originalbrevet.
Det är också en bra idé att skicka brevet med certifierad post, eftersom detta kommer att tvinga mottagaren att bekräfta mottagandet och ger dig en journal över detsamma. Detta innebär att personen inte kan hävda att brevet inte mottagits om ytterligare rättsliga åtgärder någonsin skulle behövas.