I många aspekter är att skriva ett förslagsbrev som vilken annan typ av affärsskrivande som helst. Tydlig, kortfattad, korrekt skrift är viktigt för alla affärsdokument. Affärsförslag kräver dock specifika komponenter, såsom följebrevet. Förslagsbrevet, ungefär som ett CV-brev, fungerar som en artig introduktion till ett givet förslag. Att använda en aktiv röst, följa accepterad affärsetikett och visa uppskattning för läsarens begränsade tid är avgörande för ett framgångsrikt svar.
Ofta, när stora organisationer lägger upp förfrågningar om flera projekt, tjänar förslagsföljebrevet till att informera läsaren om vilken begäran om förslag (RFP) dokumentet svarar på. Om det inte finns någon befintlig relation mellan professionella eller företag, fungerar ett förslagsbrev som både en introduktion och en möjlighet att göra ett bra första intryck. När ett förhållande redan existerar kan följebrevet tjäna som en möjlighet att komplimanga, uttrycka uppskattning eller förlänga fortsatt god vilja mellan båda parter.
Oavsett om det finns en relation mellan parterna eller inte, bör varje förslagsbrev följa korrekt affärsetikett. Till exempel bör dokumentet formateras med rätt rubriker, snygga marginaler och standardtypsnitt eller typsnitt. Att adressera brevet till rätt kontakt och använda en professionell hälsning som är acceptabel för klienternas kultur förväntas. Felaktiga kontaktuppgifter eller en för informell hälsning kan göra skillnaden om ett förslagsbrev läses eller kasseras.
Förutom korrekt etikett är tonen i ett förslagsbrev också viktigt. Formella, men ändå personliga tillvägagångssätt fungerar vanligtvis bäst i västerländska kulturer, med vissa affärsrelationer som tillåter en informell ton. Östliga kulturer föredrar vanligtvis, men inte alltid, ett formellt, professionellt tillvägagångssätt. Om det råder tvivel om rätt ton, är ett formellt och professionellt tillvägagångssätt bäst.
Även om inget förslagsbrev kommer att garantera acceptans, förbättras oddsen genom att använda aktiv röst och kortfattat skrivande. Använd inte två eller tre ord, när det räcker med ett. Korta, enkla meningar är bättre än långa, komplicerade stycken. Aktiv röst skildrar klarhet och självförtroende, så undvik ”att vara” verb i ditt skrivande. Undvik fraser som ”om du vill” eller ”du kanske föredrar.” Välj istället starka handlingsverb och direkta uppmaningar.
Specifikt innehåll för ett förslagsbrev kommer att variera för varje projekt och affärsrelation. Ett vanligt misstag som proffs gör när de skriver följebrevet är att omformulera eller sammanfatta informationen i de medföljande dokumenten. Kom ihåg att de flesta affärsmän är begränsade i tid. Respektera din läsares tid och upprepa inte bara innehållet i ditt förslag. Skriv istället ditt brev med en introduktion ansikte mot ansikte i åtanke: vad skulle du säga eller hur du skulle presentera dig själv innan du lämnar över ett förslagsdokument?