Ett följebrev för receptionist, som de flesta följebrev, är en chans för dig att göra ett första intryck som är lite mer personligt än ett CV. Brevet ingår vanligtvis i CV:t som ett sätt att presentera dig för den blivande arbetsgivaren. Det bör ge arbetsgivaren en känsla av vem du är samtidigt som den bibehåller en professionell ton och tar upp hur din utbildning, erfarenhet och personlighet gör dig idealisk för jobbet.
Som receptionist kommer du att vara det första ansiktet folk ser när de går in genom dörren, den första rösten de hör när de ringer i telefon, och ibland den första personen som svarar när de skickar ett mejl. Det betyder att ditt följebrev ska visa att du kan vara både personlig och professionell. Ett sätt att göra detta är att adressera ditt brev till en specifik person. Att rikta ditt brev till Mr Jones snarare än HR-representant ger en personlig touch samtidigt som du behåller ett professionellt uppträdande. Se bara till att du har gjort din research så att du riktar ditt brev till rätt person.
Brödtexten på ditt följebrev för receptionisten bör bestå av tre stycken. I första stycket ska det omedelbart framgå vilken tjänst du söker och var du hört talas om jobbet. Om du blev hänvisad av en gemensam vän eller bekant, säg det. Det kan skilja dig från andra sökande. Berätta slutligen i en eller två meningar varför du tycker att du är lämplig för jobbet. Det finns ingen anledning att gå in på detaljer här; lämna det till andra stycket.
I andra stycket ska du hänvisa specifikt till platsannonsen. Hitta nyckelord och upprepa dem i din beskrivning av dig själv och din upplevelse. Om platsannonsen frågar efter en person med starka telefonkunskaper och personkunskaper, skriv inte att du kommer bra överens med andra och har ett professionellt telefonsätt. Istället upprepa exakt vad det står på platsannonsen. Om du inte uppfyller alla de nämnda kriterierna, betona de du har och känner dig mest säker på.
I det sista stycket i ditt följebrev från receptionisten bör du tacka den presumtiva arbetsgivaren för hennes hänsyn. Låt arbetsgivaren veta att du planerar att ringa henne senast ett visst datum för att försäkra dig om att hon har fått din information och för att fråga om att ställa in en intervju. På en sidonotering är det viktigt att faktiskt ringa när du säger att du kommer.
Skriv under ditt personliga brev till receptionisten ”Vänliga hälsningar” följt av ditt namn och kontaktinformation. Se till att korrekturläsa ditt brev innan du skickar det. Om möjligt, låt någon annan läsa den också för att fånga upp eventuella grammatik- eller stavfel.