Det finns ett par olika sätt att närma sig ett enkätbrev, men i nästan alla fall vill du inkludera en introduktion av projektet, varför du ber om information och en kort sammanfattning av vad du ska göra med data som samlas in; det brukar också vara en bra idé att ge någon anledning eller förklaring som kan uppmuntra människor att fortsätta och svara på alla frågor. Att inkludera instruktioner och eventuella särskilda riktlinjer är också vanligtvis en bra idé, och att tillhandahålla ett telefonnummer eller en adress som folk kan kontakta för mer information kan också vara till hjälp. Brevets övergripande format kan vara formellt eller avslappnat beroende på publiken och ämnet, även om många väljer mer av ett affärsbrevsformat. Detta kan hjälpa paketet att se officiellt ut samtidigt som det ger en viss grad av förtroende och professionalism till projektet som helhet.
Förstå brevets syfte
Det är ofta en bra idé att ägna en stund åt att fundera över ditt frågeformulär och dess mål innan du sätter dig ner och skriver ditt personliga brev. Du bör fundera över varför du skickar ut frågorna i första hand, samt vem som tar emot dem. Om alla som ska få frågeformuläret förväntar sig det, kan du anta lite mer förtrogenhet än vad som är lämpligt för mottagare som är mer eller mindre slumpmässiga, eller som inte nödvändigtvis känner dig, ditt företag eller projektet på Allt.
Ange grundläggande information
När du har tänkt på publiken och hur mottagarna sannolikt kommer att se materialet är det dags att börja. De flesta brevskrivare börjar med mycket grundläggande information, inklusive datum, ditt namn och adress och kontaktinformationen för företaget som beställer undersökningen. Vissa företag skriver egna enkäter, i så fall kan detta givetvis hoppa över; i händelse av att undersökningen har lagts ut på kontrakt är det dock vanligtvis viktigt att införa dessa detaljer redan i början. p>
Beskriv projektet
I allmänhet är det en bra idé att använda första stycket för att presentera dig själv och uppdragsgivaren. Inkludera detaljer om filosofin och utsikterna för att hjälpa mottagaren att bli bekant med företagets mål och projektets omfattning. Sedan, i nästa stycke, presenterar du själva frågeformuläret. Använd utrymmet för att förklara målen och varför den har beställts. Om företaget funderar på att utveckla nya produkter, få feedback eller utveckla policy, låt respondenten veta det. Det är också viktigt att diskutera hur svaren kommer att användas och om de kommer att hållas konfidentiella.
Ge instruktioner
Tredje stycket bör innehålla detaljer om hur man fyller i frågeformuläret och eventuella relevanta instruktioner. Detta inkluderar eventuell tidsgräns för svar, hur frågeformuläret kan returneras och frågeformulärets format. Om hela eller delar av frågeformuläret är online, vill du vara säker på att ange rätt webbadress och eventuella nödvändiga lösenord eller användarkoder.
Du kommer förmodligen också att vilja ta några meningar för att diskutera vilken typ av svar du letar efter, och vad mottagarna kan göra om de vill ge ytterligare information eller feedback. Du kan till exempel förklara om enkäten är en flervalsundersökning eller om den kräver detaljerade svar. Vid något tillfälle är det också vanligtvis nödvändigt att ange att returnering av enkäten fungerar som ett samtycke till att använda uppgifterna som tillhandahålls.
Uttryck uppskattning
Det är vanligt att använda sista stycket för att uttrycka din uppskattning för mottagarens svar. Att erkänna den tid det tar för respondenten att fylla i och returnera frågeformuläret är vanligtvis en bra idé, och om det finns några priser eller teckningar förknippade med genomförda inlämningar kan det här vara ett bra tillfälle att informera respondenterna om dem.
De flesta avslutar enkätbrevet med en avslutning som ”Vänliga hälsningar”, och du bör vanligtvis upprepa ditt namn och jobbtitel här. När du är klar, kontrollera dokumentet för stavnings- och grammatikfel, läs det igen, förbered det för distribution.