Den huvudsakliga användningen av ett videokonferensrum är för människor att telekommunicera med varandra genom användning av video- och ljudöverföringar. Ett videokonferenssamtal skiljer sig från ett videotelefonsamtal eftersom det involverar en grupp människor, inte två enstaka personer. Eftersom det är ett antal personer inblandade, många gånger, kommer ett videokonferensrum att behöva användas av de personer som deltar i telekommunikationen. Detta rum måste designas och ställas in på lämpligt sätt, eftersom det gör att alla kan ses och höras under mötet. Det finns många olika sätt att inrätta ett videokonferensrum, och antalet personer och syftet med mötet avgör vanligtvis vilken typ av arrangemang som är lämpligast.
När det finns ett tillräckligt stort videokonferensrum, och vanligtvis mindre än 15 personer deltar, kan ett U-format videokonferensrum inrättas. Den här typen av inställningar inkluderar vanligtvis tre bord, alla anslutna till varandra, i form av ett U. Personen/personerna som gruppen telekommunicerar med kan vanligtvis ses på en TV eller datorskärm i den öppna delen av U:et. Mötesdeltagarna sitter på utsidan av borden så att de bekvämt kan titta på, kommunicera och göra anteckningar.
För videokonferenser som involverar 16 eller fler personer, större delen av tiden, är det mest fördelaktigt att sätta upp mötet i ett auditorium. Även om den här typen av inställningar inte tillåter mycket interaktion mellan alla deltagare, kan en publikmikrofon användas för att ställa frågor. Den här inställningen gör det också möjligt för alla deltagare att enkelt se videoskärmen, som vanligtvis ställs upp längst fram i auditoriumsrummet.
Oavsett vilken typ av design ett videokonferensrum är inrett i, är det viktigt att rummet inte har några blanka ytor, och ännu viktigare, inget glas. Om rummet har fönster bör mörka persienner täcka dem. Blanka ytor, glas och fönster tenderar att reflektera inte bara ljus, utan även ljud, vilket gör det svårt för personen/personerna i andra änden att se och höra.
Det finns flera andra tips som kan hjälpa till med inrättandet av ett videokonferensrum. En mikrofon räcker för var tredje person som deltar i en videokonferens. Varje gång en presentation för en enskild person äger rum, bör en lapelmikrofon användas. Den röda färgen ska inte finnas i någon inredning eller på personer som finns i videokonferensrum, eftersom detta kommer att orsaka flimmer på videon. De flesta videokonferensrum kommer att kräva en till tre kameror, med alla kameror, videoskärmar och monitorer placerade borta från starkt ljus.