För att skapa en policy för e-postlagring måste du först ange anledningen till att du skriver policyn – för att följa juridiska krav, för att behålla bevis på affärsdokument eller för att säkerställa att viktig information inte försvinner. Dokumentet ska också förklara vilka anställda policyn påverkar och vilka typer av e-postmeddelanden som ingår. Du måste också bestämma hur länge e-postmeddelanden ska sparas; du kan vara juridiskt skyldig att behålla vissa e-postmeddelanden under en viss tidsperiod. Att tilldela en anställd att ansvara för att övervaka policyn kan hjälpa till att säkerställa att din policy efterlevs korrekt.
En e-postlagringspolicy är en skriftlig procedur om hur ett företag vill att dess anställda ska hantera e-postkommunikation. E-postlagringspolicyer anger vanligtvis vilka e-postmeddelanden anställda ska behålla, hur länge och hur e-postmeddelandena ska lagras. I många jurisdiktioner finns det juridiska krav på hur länge företagskommunikation – inklusive e-post – måste behållas, så det är viktigt att ha en tydlig e-postlagringspolicy.
När du skriver din policy, förklara vilka anställda i företaget som policyn för e-postlagring omfattar. Beroende på syftet med att implementera policyn i första hand kanske den inte gäller alla i din organisation. Till exempel kan lageranställda som inte hanterar elektronisk korrespondens inte behöva följa policyn. Kundtjänstrepresentanter å andra sidan kan behöva behålla de flesta av sina e-postmeddelanden.
Beskriv vilka typer av e-postkorrespondens som faller under styrningen av e-postlagringspolicyn. Till exempel skriver vissa företag e-postlagringspolicyer som hänför sig till e-postmeddelanden som handlar om administrativa, skattemässiga, allmänna och tillfälliga frågor. Din företagspolicy kan handla specifikt om e-postmeddelanden som handlar om ärenden som har juridiska krav. Oavsett vilka e-postmeddelanden du väljer att omfattas av policyn, se till att du är tydlig och koncis i ämnet.
Policyn bör också beskriva hur länge e-postmeddelanden ska sparas och hur anställda ska behålla e-postmeddelanden. För att följa efterlevnaden kan du vara juridiskt skyldig att behålla kundkorrespondens under en femårsperiod. Förutom att lagras i ett e-postarkiv på din server kan lagen även kräva att du skriver ut e-postmeddelandet och behåller papperskopia i kundens fil. Oavsett tillvägagångssätt för att behålla dessa register, se till att du stavar det i detalj när du skriver e-postlagringspolicyn.
En bra policy för e-postlagring bör innehålla avdelningen eller titeln på den anställde som ansvarar för att övervaka kraven. Ditt företag kan ha en efterlevnadsavdelning eller anställd som ansvarar för att se till att företagets processer är i enlighet med lagen. Detta kan vara den fysiska personen att ha ansvarig för att övervaka och upprätthålla policyn för e-postlagring. Ange tydligt vem som är ansvarig för att hantera policyn så att anställda vet vem de ska vända sig till om de har frågor eller problem.
Efter att ha skapat policyn är ett av de viktigaste stegen att sprida den. En policy kan inte följas om de anställda som ska implementera den inte vet att den finns. Du kanske vill hålla ett möte eller utbildningstillfälle för de berörda anställda också. Detta säkerställer att de får den information de behöver för att följa policyn för e-postlagring.