En skriftlig besvärsskrivelse är en handling som är lämplig när det finns någon typ av invändning mot ett beslut som har meddelats. I en juridisk miljö kan ett överklagandebrev utarbetas av en advokat som en vädjan för lagstiftare att upphäva ett beslut som för närvarande definierar någon aspekt av lokal lagstiftning. I en affärsmiljö kan ett överklagande utfärdas från en leverantör till en säljare i hopp om att återställa en förlorad arbetsrelation eller som ett sätt för en anställd att begära en begäran till en arbetsgivare om att ångra en nyligen ändrad procedur. I grunden är ett överklagande helt enkelt ett försök att få en myndighet att ompröva någon åtgärd eller beslut som har ägt rum.
Själva formatet för ett överklagande är mycket enkelt och okomplicerat. Med mycket liten förändring från en miljö till en annan fungerar detta grundläggande format lika bra för att vädja till lokala tjänstemän att vända ett nyligen beslut om att omvandla en enkelriktad gata till en dubbelriktad gata som det gör för en anställd att be en arbetsgivare att ompröva en nyligen ändrad semesterpolicy. I alla fall bör överklagandebrevet vara maskinskrivet snarare än handskrivet och bör struktureras i standardformat för affärsbrev.
Det inledande stycket i ett brev av överklagande fastställer vem som skriver brevet och vilken relation författaren har till den fråga som kommer att behandlas. Tillsammans med fastställandet av författarens identitet, identifierar första stycket också tydligt det ärende som överklagas. När dessa två fakta väl är fastställda kan författaren gå vidare till att göra sin sak.
Under andra stycket i det skriftliga överklagandet går skribenten kort igenom vilken fråga som är föremål för oro. Nyckelfakta bör anges så tydligt som möjligt, utan några försök att införa känslor i redogörelsen för fakta. Att använda ett punktformat som en del av detta stycke kan vara användbart för att fästa särskild uppmärksamhet vid logiken bakom det aktuella beslutet.
Efter att ha fastställt de fakta som användes för att nå det aktuella beslutet, går överklagandebrevet vidare till att börja tala om förnyad prövning av beslutet. Här kommer skribenten att använda andra fakta för att motbevisa grunden för det ursprungliga beslutet. Tanken är att ge tillräckliga skäl för att beslutet ska ses över genom att granska den information som använts tidigare tillsammans med denna nya information som uppmärksammas i överklagandebrevet. Liksom andra stycket kan denna paragraf i överklagandeskrivelsen använda punktpunkter som ett sätt att uppmärksamma fakta som är särskilt relevanta för situationen.
Det avslutande stycket i överklagandebrevet bör helt enkelt sammanfatta skribentens ståndpunkt och uppmana mottagaren av brevet att ta hänsyn till alla fakta som presenteras som grund för att ändra det nuvarande beslutet. Alla ordspråk som används i denna paragraf bör syfta till att främja en rättvis och opartisk inställning till omvärderingen, utan att ge några negativa uppfattningar om någon som var inblandad i att fatta det beslut som nu överklagas.
Faktum är att det är viktigt att ett överklagandebrev förblir relativt fritt från alla typer av känslor som tyder på bristande intelligens eller uppmärksamhet på detaljer hos alla som är inblandade i att fatta det ursprungliga beslutet. Syftet med ett överklagande är inte att förringa kompetensen eller tankeprocesserna hos en annan person eller grupp av personer. Av denna anledning bör den som skrivit ett överklagande begränsa alla känslomässiga ord till beskrivningar av hans eller hennes stöd för en omprövning av beslutet.
Det är också viktigt att det avslutande stycket i överklagandebrevet ger information om hur läsaren kan kontakta skribenten för vidare interaktion i ärendet. Oavsett vilken typ av fråga som övervägs är det viktigt att tacka läsaren för hans eller hennes tid för att upprätthålla en professionell hållning.