I de flesta fall betalar arbetsgivare i USA löneskatt till Internal Revenue Service med hjälp av elektronisk överföring av pengar (EFT) initierad av arbetsgivaren, eller på arbetsgivarens vägnar av en tredje part, såsom en revisionsbyrå eller en lönetjänst . De måste betalas inom en viss tid efter utfärdandet av lönelistan, baserat på dess storlek, enligt scheman publicerade av IRS. Betydande straff utdöms om löneskatter betalas för sent eller inte alls. Betalningar av statliga löneskatteskulder görs på olika sätt och bestäms av varje stats skattemyndighet.
EFT-systemet infördes i början av 2011 för de flesta arbetsgivare; mindre arbetsgivare har möjlighet att betala vissa belopp på kvartals- eller årsbasis när de lämnar in sina skattedeklarationer. Så snart det är praktiskt möjligt efter att lönelistan har utfärdats, men inom den tidsram som anges av IRS, ställer arbetsgivaren in betalningen online och anger det datum som IRS ska överföra pengarna från betalarens konto. Endast sammanfattande information läggs in när EFT ställs in; de detaljerade uppgifterna om fördelningen av betalningarna arkiveras till arbetsgivarens kvartalsrapport, som också stämmer av eventuella skillnader. Om kvartalsrapporten visar att ytterligare skatter ska betalas, kan de vanligtvis betalas med en papperscheck som medföljer rapporten när den lämnas in.
Även om det kan tyckas vara riskabelt att göra skatteinsättningar separat från att lämna in rapporterna som fördelar dessa betalningar till enskilda skattebetalare, har systemet fungerat bra i USA, med ett grundligt system för att redovisa och korrigera fel. Således betalar de flesta arbetsgivare löneskatter inom bara några dagar från det datum då lönelistan utfärdades, och lämnar in rapporter kvartalsvis för att redogöra för de insatta beloppen. Detta system säkerställer att skatteskulder uppfylls så snabbt som praktiskt möjligt efter att de har uppkommit samtidigt som arbetsgivarna får tid att förbereda de förklarande rapporterna.
Löneskatter i USA tas både från anställdas löner och arbetsgivarfonder. Pengarna som undanhålls från anställdas inkomster går till inkomstskatteskyldigheter och försäkringspremiebetalningar för Social Security, Medicare och statliga eller lokala försäkringsprogram, såsom funktionshinder eller arbetslöshet. Arbetsgivare måste matcha sina anställdas betalningar för social trygghet och Medicare, och måste också betala federala och statliga arbetslöshetsförsäkringspremier, och i vissa fall, statliga invaliditetsförsäkringspremier.
För anställda beräknas inkomstskatteinnehållning separat för enskilda anställda, baserat på deras faktiska inkomster och uppgifter som lämnas på deras W4-formulär. Premien för social trygghet är 6.20 % av den anställdes bruttoinkomst tills den årliga inkomsten har nått ett tak som fastställts av kongressen, vilket var 106,800 2010 USD 1.45. Premien för Medicare är XNUMX % av alla inkomster.
Att beräkna arbetsgivaravgifterna kan vara komplicerat, eftersom det innebär tak för de belopp som omfattas av skatten och federala krediter för betalningar som görs för statlig arbetslöshetsskatt. De flesta lönetjänster och företagslöneprogram gör dessa beräkningar. Alla belopp kombineras när arbetsgivare betalar löneskatter, förutom arbetslöshetsförsäkringsskatter, som betalas kvartalsvis varje gång den totala skulden når eller överstiger $500.