Att skapa en inventeringsdatabas kräver en del förberedelser och planering, som att först välja ett databashanteringssystem (DBMS) som du ska använda. MySQL, Microsoft (MS) Access och Oracle är bland de mest använda systemen. Du måste sedan bestämma vilken typ av information du behöver lagra i din lagerdatabas. Det finns tre breda typer av data: orderinformation, produkt eller tjänst och köpar- eller kundlager. Dina sista steg kommer att vara själva skapandet av databasen och tabellerna den kommer att hålla, slutföra normaliseringsprocessen, fylla i tabellerna – även om det bara är testdata – och testa den nyskapade databasen.
Valet av vilket DBMS som ska användas baseras generellt på kostnaden för programvaran, plattformarna som den kan köras på, hur brant inlärningskurvan är för dig själv eller anställda som kommer att ansvara för lagerhantering och lösning av lagerproblem när de inträffa. MySQL är öppen källkodsprogramvara som är tillgänglig gratis via nedladdning från Internet, och den levereras ofta med gratisdistributioner av serverversioner av operativsystemet Linux. Tillgång kanske inte är ett bra val för mycket stora företag, och Oracle, som är ganska kostsamt, har en mycket brant inlärningskurva. När du har bestämt vilken typ av data du behöver är du redo att börja skapa inventeringsdatabasen, vilket vanligtvis kan göras med ett grafiskt användargränssnitt (GUI) som PHPMyAdmin eller på kommandoraden med SQL-språket.
Om du kommer att utföra administrativa uppgifter med hjälp av ett GUI, bör processen i stort sett vara självförklarande, och det bör finnas programdokumentation som du kan konsultera. Att skapa en inventariedatabas på kommandoraden kräver åtminstone mycket starka grundläggande kunskaper i SQL-språket, som nästan alltid används för att arbeta med databaser. Orden ”skapa databas” följt av namnet du väljer att ge din databas är kommandot som ska utfärdas. Du måste sedan utfärda kommandot ”använd” följt av samma namn som du valde för att komma åt det för att börja skapa de tabeller du behöver för att hålla alla typer av data som behövs. Det initieras med kommandot ”skapa tabell”, följt av namnet på tabellen, tillsammans med andra kommandon som ställer in parametrar, såsom främmande nycklar, primärnycklar, nollvärden och teckenlängden.
Dessa funktioner kan nästan alltid också utföras via ett GUI. Det är mycket viktigt att din lagerdatabas normaliseras, en nödvändig process för att säkerställa att den kan växa i storlek och uppdateras med bibehållen integritet så att korrekta rapporter om vilka affärsbeslut som fattas alltid finns tillgängliga. Beroende på antalet tabeller och typen av data kan normalisering, som kan vara en mycket involverad process, behöva anförtros till en databasspecialist. Det finns tre former av normalisering: första normalformen (1NF), andra normalformen (2NF) och tredje normalformen (3NF). Att försöka uppnå normalisering efter det faktiska skapandet av din lagerdatabas är inte tillrådligt.