Att skriva ett bra avgångsvederlag kräver att du kommer ihåg dina skyldigheter gentemot dig själv eller ditt företag, mot din anställd och till arbetslagar. Att se över ditt företags policy om konkurrensklausuler, sekretess, avgångsvederlag och eventuella fackliga kontrakt som kommer in för att spela är ett viktigt steg innan du sätter dig ner för att skriva ett avgångsvederlag. Se till att undvika eventuellt diskriminerande språk som hänvisar till ålder, kön, ras och sexuell läggning. Arten av den anställdes arbete och skälen till avgångsvederlaget kommer att påverka tonen och språket i ditt avgångsbrev; till exempel är ett brev som släpper en säsongsanställd mindre komplext än ett avgångsbrev till en långtidsanställd. Ditt brev bör innehålla alla specifika uppgifter relaterade till separationen, såsom datum för uppsägningen i kraft, skälen till separationen och all information om försäkring och avgångsvederlag.
Ansvar gentemot dig själv och ditt företag inkluderar att skydda ditt företag från rättsliga åtgärder för felaktig uppsägning och samtidigt upprätthålla en positiv arbetsmoral. Din blivande ex-anställd kommer sannolikt att ha vänner bland din återstående personal. Om man antar att avgångsvederlaget är godartat – såsom uppsägningar av anställda av ekonomiska skäl – att anstränga sig för att lugna den före detta anställde och erbjuda ett positivt referensbrev kan det dämpa fiendskap som kan reflektera tillbaka på din personalmoral. Var så vänlig du kan samtidigt som du är väldigt tydlig med detaljerna.
För tillsvidareanställda måste frågor som avgångsvederlag, semester, sjuktid, aktieoptioner och försäkringsskydd tas upp. Som en fråga om en sund affärspolicy, kanske du vill söka juridisk rådgivning innan du skriver avgångsvederlaget. När det gäller avgångsvederlag, sjuktid och semester kan du vara specifik utan att använda faktiska dollarbelopp.
Två veckors semesterersättning, nio dagars sjuktid eller sex månaders avgångsvederlag är tillräckligt detaljerade indikationer på ersättning för ditt avgångsvederlag. Hänvisningar till åtgärder för aktieoptioner och pensionsplaner bör vägledas av din revisor och juridiska rådgivare. Du kan betrakta brevet som ett avgångsvederlag. Du lämnar ett erbjudande om villkor för separation och genom att skriva på avgångsavtalet godkänner den anställde som ska lämna anställningen dina villkor. För det fall den anställde är facklig medlem bör det allmänna fackliga avtalet innehålla riktlinjer som ska följas vid permittering eller uppsägning.
Inkludera inte något språk i ditt avgångsbrev som hänvisar till kön, ålder, ras, sexuell läggning eller någon annan fråga som kan anses vara diskriminerande. National Labor Relations Board (NLRB) har riktlinjer för avgångsvederlag tillgängliga online. Var inte blyg för att söka juridisk rådgivning. Var tydlig, koncis, detaljerad och så vänlig som omständigheterna motiverar, och ditt brev bör uppnå ditt mål om en harmonisk separation.