En distributionspolicy bestämmer hur och var information och produkter distribueras både inom och utanför en organisation. Den är formulerad av chefer som noggrant överväger en organisations behov och mål när de bestämmer hur material ska släppas. På insidan måste data och produkter göras tillgängliga för personal som behöver dem samtidigt som risker som läckor till utsidan hanteras. Extern distribution följer ett antal kedjor för att få produkter, information och tjänster till slutkonsumenter, och dessa kedjor måste vara noggrant bestämda för att skydda organisationens intressen.
Organisationstjänstemän kan skapa en formell distributionspolicy för hantering av information och material inom en organisation. De bestämmer vem som har befogenhet att klassificera material och hur det kan föras vidare till personal som arbetar på företaget. Viss information, till exempel, kan vara begränsad till den högsta ledningen eftersom den är proprietär. Annan data kan göras fritt tillgänglig eftersom den kan vara användbar för alla inom organisationen. Distributionspolicyer kan kontrollera risken för läckor eller obehörig åtkomst och kan hjälpa företag att spåra ursprunget till ett problem genom att begränsa antalet personer som ser visst material.
Även material som distribueras till allmänheten omfattas av en distributionspolicy. Organisationer kan göra årsrapporter och viss information tillgänglig gratis, särskilt om de är offentliga myndigheter eller serviceinriktade. En grupp som främjar sjukvård i utvecklingsländer kan till exempel vilja att allmänheten fritt ska få tillgång till dess rapporter om bristande tillgång till konsekvent hälsovård i utvecklingsländerna. På samma sätt kan en statlig myndighet göra kartor tillgängliga för allmänheten för användning i forskning och annan verksamhet.
Produkter till salu rör sig genom en distributionskedja som också är föremål för en policy som anges i ett kontrakt mellan företaget och distributören. Företag vill se till att deras produkter levereras till rätt platser och kan ha oro för huruvida en distributör arbetar med konkurrenter, underskrider priserna eller potentiellt undergräver affärer på andra sätt. Arten av en distributionspolicy kan avgöra hur distributörer hanterar produkter.
Börsnoterade företag har också en utdelningspolicy. Detta dikterar hur och när utdelningen delas ut till aktieägarna. Information om policyn görs tillgänglig så att folk vet när de kan förvänta sig utdelningar och kan följa företagets aktiviteter för att avgöra om de är förenliga med policyn. Företag som inte håller sina löften till aktieägarna kan vara juridiskt ansvariga, eller kan betraktas som dåliga investeringar.