Ett operativt scenario är en del av ett mycket komplext område som kallas scenarioplanering. Processen börjar med ett mål som att testa konsumenternas reaktion på en ny produkt eller se hur beredskapen en organisation är för att hantera en kris. Därefter samlas information om testpersonen. Scenariomakarna bestämmer sedan vilka slags saker som är möjliga utfall baserat på den information som finns till hands. De konstruerar operationsscenariot i syfte att testa ämnesmålet. Människor utanför gruppen av designers går sedan igenom scenariot som om det faktiskt inträffade.
Denna process började som en form av militär underrättelseinsamling och utbildning. Militären kunde designa krigsspel som skulle simulera verkliga förhållanden för att se hur försökspersonerna hanterade stressen. Dessa spel gav två viktiga delar av information. För det första kunde de ansvariga personerna korrekt se styrkorna och svagheterna hos de inblandade och tilldela dem framtida uppgifter därefter. För det andra skulle beredskapen mot oväntade strategier kunna testas i en säker, men ändå korrekt, situation.
Dessa principer kom in i den privata sektorn inom scenarieplanering. Utanför ett skifte bort från krigsstrategi är de två områdena fortfarande väldigt lika. Slutmålet för processen är det operativa scenariot. Detta är själva experimentet med riktiga människor och verkliga aktiviteter, men det är långt ifrån det första steget.
Innan operationsscenariot kan påbörjas är det viktigt att veta så mycket information om situationen som möjligt. I en katastrofberedskapssituation behöver scenarieplanerarna veta exakt vad som ska hända för att se vad som kan hända. Om byggnaden har flera lager av redundant kraft måste scenarioplanerarna ta hänsyn till det; annars kommer det operativa scenariot inte att vara korrekt.
Scenariot är konstruerat i lager av ”om-då”-satser. Byggarna undersöker alla möjliga deltagaråtgärder och bestämmer hur scenariot kommer att reagera på dem. De kommer också att undersöka generiska svar för att täcka oväntade åtgärder eller planer. Processen slutar som en bildlig labyrint av alternativ; om X person gör Y, så händer Z.
Som det sista steget placeras en grupp människor i en situation som efterliknar en potentiell verklig situation. Deltagarna går igenom operationsscenariot som om det var verkligt, och gör varje beslut som om det hade faktiska långsiktiga konsekvenser. I ovanstående katastrofscenario måste människorna hålla sig coola, kontakta de nödvändiga myndigheterna, undkomma alla omedelbara hot och så vidare. Ofta är dessa kontinuerliga lager av tester; när en situation är övervunnen kommer en annan att dyka upp omedelbart.