Administrativ assistentledning är en tjänst där personen leder sekreterarna och administrativ personal i ett företag eller ett företag. Alternativt kan den också beskriva rollen som en enskild administrativ assistent. Medarbetare i denna position ger stöd till olika chefer och chefer i företag. Aktiviteterna kan sträcka sig från att svara på telefonsamtal och ta meddelanden till att skriva korrespondens och schemalägga möten för de professionella som stöds.
Anställda i rollen som administrativ assisterande ledning arbetar vanligtvis på en överordnad nivå, och fungerar som mentorer för de administrativa assistenterna i personal för verksamheten eller företaget. Detta innebär att schemalägga timmar och arbetsroller för var och en av assistenterna. Till exempel, om en av de administrativa assistenterna som stödjer två av cheferna i verksamheten åker på semester i en vecka, då ansvarar de i administrativ assistentledning för att se till att de två cheferna har administrativt stöd.
Utöver schemaläggning är utbildning en annan viktig faktor som administrativ assistentledning innebär. Administrativa assistentklasser, kurser och workshops tillåter chefer att täcka viktiga ämnen, frågor och trender med assistenterna som kan hjälpa dem att utföra sina jobb bättre. Detta innebär att undersöka lärande och utbildningsmöjligheter, samt att schemalägga utbildningen och göra eventuella ytterligare arrangemang.
Anställning är en annan aspekt av tjänsten. När ytterligare sekreterare eller administrativ personal behöver anställas lägger chefen inom detta område upp platsannonser, fält meritförteckningar och schemalägger intervjuer. Chefen kan också vara involverad i att intervjua kandidater som en förhandsgranskning för de individer som den administrativa assistenten kommer att arbeta för direkt.
Administrativ assistentledning kräver också att en chef fungerar som kontaktperson mellan assistenterna och de individer de arbetar för, om det skulle uppstå problem. Personlighetsproblem, tvister och meningsskiljaktigheter mellan assistenter och deras chefer kan och förekommer. När detta händer kräver ledningssidan av administrativ assistentverksamhet att chefen medlar och hjälper till att lösa problem.
Arbetsbeskrivningen för administrativa assistenter kan variera. Vissa assistenter svarar helt enkelt på telefoner och hanterar sin chefs schema. Andra är mer involverade i verksamheten, vissa försäljer eller förhandsgranskar eller utför liknande arbetsuppgifter som deras chefer gör. Att hantera rollen som administrativ assistent snarare än att hantera en pool av administrativa assistenter kräver att en anställd matchar sina egenskaper, erfarenhet och personlighetsdrag med arbetsuppgifterna och den person som de kommer att arbeta för.