Att implementera total kvalitetsledning (TQM) görs bäst som en förnyelse eller översyn av kulturen i ett företag. Detta är så att fokus blir att ha alla involverade i att fatta beslut som kommer att förbättra kvaliteten på produkter och tjänster. Samtidigt som total kvalitetsledning implementeras bör varje person som är anställd av organisationen – inklusive chefer, chefer, arbetsledare och icke-ledningsanställda – ges en chans att se hur detta system kan hjälpa till att förbättra alla aspekter av deras arbete. TQM, även om det vanligtvis är inrättat i företag, kan också användas i andra miljöer, till exempel i skolor och ideella organisationer.
En viktig aspekt involverad i implementeringen av total kvalitetsledning är att hjälpa alla medlemmar i teamet att se att de har en avgörande roll för att säkerställa att kvaliteten på de tjänster och produkter som levereras är så hög som möjligt. Detta inkluderar alla från företagets verkställande direktör ner till deltidsanställda. När alla människor förstår att de är en integrerad del av den övergripande kvaliteten i organisationen och känner att deras input värderas, kommer de sannolikt att arbeta hårdare för att säkerställa att de lever upp till det ansvar och det förtroende som har tilldelats dem.
Företag och andra organisationer som beslutar om att implementera total kvalitetsledning måste förstå att saker och ting kan förändras eftersom det är ett lösningsorienterat system. Oavsett vad fokus var innan, är tanken nu att fokusera på att hitta verkliga lösningar på problem. Om beställningar skickas för sent, till exempel, kan en lösning hittas för att lösa förseningar i produktionsavdelningen, som kan ligga bakom på grund av att behöva vänta på att en viss leverantör ska leverera material som behövs. Att lösa problemet med leverantören borde hjälpa till att lösa hela problemet, medan innan TQM implementerades kunde all skuld ha fallit på fraktavdelningen.
TQM är också ett mätinriktat och målinriktat långsiktigt system. Företag som använder denna typ av förvaltningsplan måste ägnas åt att kontinuerligt sätta och utvärdera mål, särskilt de som kan kvantifieras. Bedömningen av kvalitet under total kvalitetsledning sker året runt. Även medarbetarbedömningar, som ofta är ett relativt meningslöst årligt evenemang med generella bedömningar och sällan granskade mål, blir vanliga delar av yrkeslivet för medarbetarna, som utmanas att förbättra sig och att nå mätbara mål som ställts upp av dem och deras chefer. När total kvalitetsledning implementeras effektivt bör alla medlemmar i verksamheten eller organisationen fokusera på ständiga förbättringar.