Att välja den bästa mötespåminnelsen beror på dess användning och syfte. När man jämför olika system för påminnelse om möten måste en person avgöra om systemet ska vara för personligt bruk eller användas för att påminna andra personer om sina möten. Ett påminnelsesystem för tid som används av en läkarmottagning för att påminna patienter om ett kommande besök, till exempel, kommer att skilja sig mycket från ett påminnelsesystem som helt enkelt används för att hjälpa en person att bättre organisera sitt eget schema.
När man väljer ett påminnelsesystem för möten är det viktigt att man överväger alla de olika metoder som systemet kan använda för att påminna användarna eller kunderna om sina möten. Många system kan skicka ut påminnelser via e-post, sms eller automatiska telefonsamtal. För en person som letar efter en enkel påminnelse kan en grundläggande onlinekalender skicka ett e-postmeddelande till användaren som informerar honom eller henne om det kommande mötet. De som behöver en mötespåminnelse för kommersiella applikationer kan implementera system som gör att flera påminnelser kan skickas till kunder upprepade gånger genom flera leveranskanaler, såsom påminnelser om textmeddelanden eller telefonmeddelanden.
Många av mötespåminnelserna för personligt bruk kommer med ett standardgränssnitt. Dessa påminnelser tillåter användare att ange inte bara kommande möten utan även kommande födelsedagar, evenemang och möten inom samma program. De mer populära programmen tillåter också användaren att ladda upp ytterligare dokument och material som är kopplade till ett kommande möte. Denna funktion erbjuder ökad bekvämlighet eftersom användare kan ladda upp alla dokument som behövs för ett visst möte och kunna komma åt dem när som helst.
För kommersiella mötespåminnelser kan användare ladda upp en lista över sina befintliga kunder och när nya möten schemaläggs kommer systemet automatiskt att skicka påminnelser till dessa kunder på en mängd olika sätt. Den här funktionen är extremt användbar för företag som schemalägger kunder regelbundet, såsom läkarmottagningar eller frisörsalonger. Ett kommersiellt mötespåminnelsesystem av denna storleksordning ger också sina användare möjlighet att skapa detaljerade rapporter om antalet kunder som kontaktades samt antalet kunder som antingen bekräftat eller avbokat sina möten. Förutom detaljerade rapporter tillåter kommersiella mötespåminnelser också att mötesdata delas mellan flera parter, vilket säkerställer att alla har tillgång till den mest uppdaterade informationen.