Publiceringsarbetsflöde beskriver vägen ett dokument tar från skrivfasen till publicering. Det bästa publiceringsarbetsflödet för ditt företag beror på storleken och sammansättningen av din personal. Ditt system är begränsat av begränsningarna i din utskriftsprocess och publiceringsprogram. Det är också viktigt att välja en publiceringsprocess som kan fortgå genom olika former av kommunikation. Ditt val av arbetsflöde bör balansera budgetproblem, effektivitet och noggrannhet.
Storleken på din arbetsplats kommer att diktera din idealiska publiceringsarbetsflödesprocess. Hela din personal kan vara involverad i att redigera skriftligt material på ett litet kontor. Detta arbetsflöde skulle innebära en ”round robin” av redigeringar följt av leverans till skrivaren. Större kontor har ofta mer hierarki när det gäller att hantera kreativa arbetsflöden. Ditt publiceringsarbetsflöde på ett stort kontor kan innebära leverans av ett utkast till en kopieringsredaktör, sektionsredaktör och utgivare innan utskrift.
Det bästa arbetsflödet för ditt företag bör förutse personalförändringar. Ditt arbetsflöde bör lätt förklaras för nya medarbetare som är involverade i publikationer. Tillfälliga redaktörer, skribenter och grafiker bör lätt kunna passa in i processen. En bra tumregel när du väljer det bästa arbetsflödet för publicering är att utforma en process som kan förklaras för den genomsnittlige läsaren av din publikation.
Du måste överväga den programvara som används av ditt publikationsteam när du utvecklar ett arbetsflödesdiagram. Ditt arbetsflödessystem kan sakta ner avsevärt om dina skribenter, redaktörer och tryckta team använder olika versioner av samma programvara. Detta problem förvärras när en författare använder publiceringsprogram som är inkompatibel med din kontorsprogramvara. Ditt arbetsflöde för publicering bör förutse dessa problem genom att kräva kompatibilitet från alla i processen.
Din idealiska arbetsflödesmodell kan användas med ditt nuvarande tillvägagångssätt för utskrift. Du kommer sannolikt att behöva bygga ytterligare revisions- och redigeringssessioner i ditt arbetsflödesdiagram om du använder offsettryck. Ditt arbetsflöde för publicering kan vara mer kompakt med print-on-demand-tjänster, men kostnaden för varje enhet är högre än med offsettryck. Publikationernas storlek och frekvens bör också vara till hjälp för din arbetsflödesanalys. Du kan göra korrigeringar med dagstidningar och PM enklare än med årsredovisningar.
Ditt arbetsflödessystem bör också byggas för att motstå störningar i kommunikation och dokumentleverans. Ditt diagram bör instruera redaktörer att förvara digitala och skriva ut kopior av publikationer i händelse av strömavbrott. Publiceringsarbetsflödesprocessen måste också förutse nätverksavbrott som kopplar bort skrivteam från sina skrivare. Dina skriv- och redigeringsteam bör använda bärbara enheter, bärbara datorer och frekventa utskrifter för att leverera publikationer i tid.